Cuidar da administração de um consultório médico não é fácil, pois existem muitos desafios que precisam ler levados em conta.
Se está pensando em entrar nesse ramo, tenha em mente que suas ações precisam ser planejadas.
Contar com uma equipe dedicada e capacitada também é muito importante. Os profissionais que você escolheu tem que ser de confiança. Afinal, são eles que farão o consultório acontecer no dia a dia.
Portanto, continue lendo esse texto para saber quais são os maiores desafios, você verá que a atividade pode ser complexa, mas há solução para todos os problemas.
1- Controlar as finanças
Manter o controle das finanças de um consultório demanda conhecimento em softwares voltados para gestão empresarial.
Usando esses softwares, como o Saúde Vianet, você pode centralizar todos os dados dos clientes de plano empresarial de saúde, como:
- Nome;
- Idade;
- Pagamentos em dia;
- Número de consultas mensais.
Com acesso a essas informações em uma base de dados centralizada, toda a equipe de funcionários pode fazer atendimentos mais rápidos e analisar quanto cada paciente representa para o consultório financeiramente.
2- Gerir a agenda
O controle da agenda de consultas é o que determina a qualidade do serviço e a saúde financeira de um consultório médico.
A equipe precisa saber organizar todos os horários de modo que nenhum deles interfira no outro. Também é necessário prestar atenção a eventuais atrasos ou faltas. Ninguém se torna cliente fiel de um cirurgião plástico de confiança se ele está sempre atrasado, mesmo que ele seja um profissional muito competente.
Assim como no controle das finanças, é muito indicado usar um software para a gerência da agenda. Ele evita erros humanos e torna todas as informações mais acessíveis para toda a equipe do consultório.
3- Contratações
Uma médica de renome precisa se cercar de profissionais que estejam à altura dela. Caso a empresa de recepcionista terceirizada que ela contratou não esteja dando conta do recado, sua clientela com certeza vai diminuir e os rendimentos no fim do mês vão ser menores.
Na hora de entrevistar candidatos às vagas, analise bem cada currículo e converse a respeito dos objetivos e valores da clínica. Procure deixar todas as informações bem claras, para evitar contratar pessoas que não tem experiência nas atividades previstas.
É essencial ter uma boa relação com todos os funcionários e trabalhar para que eles tenham um bom entrosamento. Esse é um diferencial importante para a construção de um empreendimento de sucesso.
4- Definição de metas
Para que um negócio cresça, os donos precisam estabelecer metas e objetivos para a equipe de funcionários.
As metas são as motivações de cada colaborador para entregar o melhor serviço possível, e a longo prazo, se destacar na empresa. Procure defini-las levando em conta a realidade do consultório e em acordo com todos os colaboradores. Assim, você evita estabelecer metas e objetivos que não tenham muita relevância para seus colegas.
Novamente, ter acesso a dados como o número de pacientes diários, o faturamento mensal e os investimentos futuros necessários é de grande importância nessa etapa.
5- Investimento em marketing digital
Com o desenvolvimento da internet, empresas de todos os ramos podem se promover de maneira mais barata e efetiva.
Os consultórios médicos também podem se beneficiar disso. O marketing digital envolve realizar ações em redes sociais, sites e blogs. Trabalhar com os meios de comunicação mais interessantes para o seu consultório garante mais clientes, e por consequência, mais retorno financeiro.
Investir em marketing digital demanda conhecimento de várias ferramentas e estratégias. Por isso, o mais indicado é contratar um profissional especializado nessa atividade. Na internet é possível informar a milhares de pessoas sobre o plano odontológico do seu consultório. Use o marketing digital a seu favor.
6- Atender com qualidade
Não adianta superar todos os desafios que foram citados até agora, sem cuidar do mais importante: o atendimento de qualidade.
Um consultório deve ser um espaço de cuidado e respeito constantes. Os pacientes precisam se sentir seguros em todos os ambientes. Essa segurança envolve desde a equipe de recepcionistas até o contato com o médico.
O dia a dia de um médico é estressante e atribulado, por isso, falhas no atendimento podem acontecer. Mas, é preciso sempre saber acolher os pacientes. Caso contrário, a fidelização não vai acontecer e os atendimentos vão diminuir drasticamente.
Administrar um consultório é cuidar de vidas
A razão de ser de todo consultório é seu paciente. Atendê-lo com qualidade é cuidar da saúde dele, e construir uma relação de respeito e até mesmo afeto.
Por isso, nunca deixe de olhar para seus pacientes, quais são as necessidades deles e qual é a opinião deles sobre os serviços que você proporciona.
Respeito e comunicação são as palavras-chave para um consultório médico de excelência. Tanto entre médico e paciente, quanto entre médico e os outros funcionários.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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