Negócio saudável com controle financeiro: Dois conceitos chave que todo gestor precisa conhecer
Um gestor de um consultório ou clínica pode ser um profissional graduado em administração ou um profissional de saúde, podendo muitas vezes estar à frente de seu próprio empreendimento – neste último caso, o controle financeiro pode vir a ser um dos aspectos mais desafiadores envolvidos na gestão de um negócio.
Além da atividade-fim, as finanças constituem o centro de um consultório ou clínica, já que respondem pela saúde de um empreendimento e por sua sustentabilidade ao longo do tempo e sua sobrevivência. Mesmo com bons serviços prestados e pacientes satisfeitos, uma empresa do setor pode não conseguir resistir a uma estratégia de controle financeiro ineficiente.
Neste sentido, há dois conceitos muito importantes para compreender como funciona o equilíbrio entre recebimentos e despesas necessário para manter uma clínica em pleno funcionamento: capital de giro e fluxo de caixa.
Capital de Giro: Base para as atividades cotidianas
O capital de giro é determinado a partir da diferença entre os recursos disponíveis em caixa e a soma de contas a pagar, seja à vista ou a prazo, com as despesas, considerando tanto custos fixos (energia elétrica, água, telefone, etc), como variáveis (material de consumo, taxas incidentes sobre serviços prestados, etc).
Assim, o capital de giro é o dinheiro existente em caixa para o pagamento das despesas resultantes do funcionamento do consultório ou clínica durante o cotidiano do empreendimento.
Uma ideia importante ligada a este conceito é liquidez: se o capital de giro estiver investido, ele precisa ser rápida e facilmente resgatado para o cumprimento das obrigações financeiras.
Para isso, é preciso haver um controle sobre os prazos de pagamento das despesas e o ritmo de entradas de recursos provenientes dos serviços prestados, o que pode variar de acordo com as formas de pagamento: depósitos, cartões de crédito, recebimento por convênios.
Não necessariamente esses dois braços financeiros coincidirão, daí a importância de ter bem delimitado o custo médio de funcionamento por dia e quantos dias o consultório ficará sem entrada de novos recebimentos.
Outro aspecto importante, caso sejam realizados procedimentos no consultório ou na clínica, é a boa gestão de estoques, de forma que eles sejam pensados para atender à frequência média de atividades da empresa, o que representa um custo específico com materiais e prazos para pagamentos e novas aquisições, que precisam ser assegurados.
Se existirem funcionários, a exemplo de recepcionista e auxiliares, a folha de pagamento também entrará neste cálculo. Não se deve esquecer, neste caso, de despesas sazonais, como férias e 13º salário.
Fluxo de caixa: A origem de soluções ou problemas
Uma vez entendido o que é o capital de giro, um conceito próximo, porém não igual, é o de fluxo de caixa: este último representa o controle do total de entradas e saídas financeiras do negócio em um determinado período, por exemplo, em um mês.
Fica claro, a partir daí, sua ligação com o capital de giro: o fluxo de caixa adequado é importante para garantir sua existência, e o cumprimento das obrigações da empresa.
Considerando que nem sempre as entradas – no caso de uma clínica o fluxo de pagamentos relacionados aos serviços em saúde prestados – corresponderão às saídas, visto que a demanda por atendimentos pode variar ao longo dos meses, o estabelecimento de uma reserva financeira pode garantir o custeio das despesas do consultório.
O uso de um software de gestão de clínicas e consultórios facilita e torna mais seguro a realização do controle financeiro, sem risco de se perder em registros descentralizados.
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