O atendimento em clínicas requer um gerenciamento cauteloso para que os resultados se mantenham sempre dentro do esperado.
Hoje em dia não é difícil ver uma equipe lutando para reduzir a ocorrência de erros operacionais. Na maioria das vezes, estas situações são causadas pela falta de instruções, comunicação ineficaz, sobrecarga de trabalho e má gestão.
Processos desatualizados e gerenciamento incorreto de sistemas e indivíduos são outros exemplos. Entretanto, é reconhecendo os erros operacionais que se aprende a como melhorar o desempenho de uma clínica.
Guia do artigo
Gestão de Clínica: 3 Coisas que Atrapalham o Desempenho!
Quando o assunto é gestão de clínica, os responsáveis sabem que têm uma tarefa difícil em mãos. Entretanto, certos erros comuns no atendimento têm o potencial de tornar o trabalho ainda mais complexo.
A seguir, dê uma olhada nos sinais que podem indicar a necessidade de reorganizar a gestão da sua clínica. Não se preocupe, também vamos passar dicas de como evitá-los.
O que pode atrapalhar o desempenho de uma clínica:
- Quadro de profissionais desqualificados;
- Longo tempo de espera;
- Atendimento pouco humanizado.
1. Quadro de Profissionais Desqualificados
Uma clínica não consegue sobreviver sem uma equipe bem treinada e qualificada. Isso por que, para lidar com o paciente é preciso ter preparo, paciência e habilidade para fazê-lo sentir-se bem-vindo uma vez que venha à sua clínica.
É por isso que a gestão requer secretárias, recepcionistas e até mesmo profissionais de apoio capazes e comprometidos em fornecer o melhor serviço possível aos pacientes. Este grau de excelência profissional só pode ser alcançado com treinamento.
Pois uma vez que se sabe exatamente o que fazer, a interação entre os profissionais e os pacientes melhora de forma significativa. Portanto, lembre-se que treinamento e capacitação nunca é uma despesa, mas um investimento no desenvolvimento de sua empresa.
2. Longo Tempo de Espera
O tempo de espera é um dos maiores problemas no atendimento em clínicas de profissionais de saúde. Isso por que cada consulta tem suas próprias exigências e surpresas.
Ou seja, há pacientes que ajudam a tornar o serviço mais rápido e outros que têm a capacidade de transformar o processo mais simples em um verdadeiro desafio.
Entretanto, há etapas que podem ser controladas e que não podem ser esquecidas. Você precisa manter a organização da sua agenda.
Ou seja, você precisa organizar de forma que possa listar a ordem de suas consultas, de acordo com o tempo médio de duração e deixando uma lacuna para tratamentos ou exames que se estendam um pouco mais. Daí a importância em se fazer uma boa gestão em sua clínica.
3. Atendimento Pouco Humanizado
Você provavelmente já ouviu dizer que o atendimento humanizado é uma das maiores tendências do setor da saúde, e que aqueles que não se adaptarem a esta realidade vão ter dificuldades para preencher suas agendas, certo?
Consequentemente, se você não está preparado para atender seus pacientes desta maneira, você está cometendo um dos maiores erros numa gestão de clínica.
Quando se trata de atendimento em clínicas, é importante ter cordialidade, empatia e manter o controle dos processos internos para elevar os níveis de sucesso e eficácia nas consultas.
Ainda mais, é preciso estar atenta às estratégias que possam melhorar o atendimento dado aos pacientes, com processos integrados e bem definidos, desde o primeiro contato.
Como Evitar Erros Operacionais em uma Clínica? 4 Dicas!
Reconhecer o erro é a primeira etapa para buscar mudanças. O indicado também é discutir os problemas com a equipe para que juntos, possam pensar em soluções. Mas como evitar esses erros operacionais na gestão de uma clínica?
Confira as 4 dicas a seguir:
- Aproveite o poder da tecnologia;
- Tenha um plano de comunicação;
- Gerencie os processos operacionais;
- Realize pesquisas de satisfação.
1. Aproveite o Poder da Tecnologia
Aqui vai nossa primeira dica para evitar erros na gestão de clínica: os processos manuais devem ser automatizados. Neste sentido, a tecnologia tem o objetivo de eliminar o retrabalho e minimizar a burocracia das tarefas do dia a dia, favorecendo melhores resultados no atendimento em clínicas.
Vale ressaltar que softwares de gestão mais modernos produzem relatórios super detalhados com base nas funções realizadas por sistemas e profissionais.
Portanto, se a clínica tiver um sistema de gestão que consiga integrar tarefas e departamentos, entregando dados completos, você terá vários benefícios.
2. Tenha um Plano de Comunicação
Ocasiões inesperadas podem acontecer sem que estejamos esperando. O maior exemplo disso é a Covid-19. Neste cenário, vimos laboratórios e hospitais superlotados, médicos e atendentes desesperados, o que leva a mais erros.
Devido a tais cenários fora do comum no atendimento em clínicas, é muito importante que o consultório tenha uma estratégia de comunicação ideal.
Ou seja, isso é fundamental para que os profissionais fiquem estritamente alinhados quanto aos métodos, às medidas que serão tomadas, quais as novas ferramentas serão utilizadas, e assim por diante.
Outra medida que pode melhorar seu atendimento quase que 100% é a utilização de um mensageiro corporativo integrado ao WhatsApp que pode ser utilizado por toda a equipe e fornecer opções para que todos saibam a respeito de cada contato, reduzindo tempo de atendimento e evitando possíveis mal-entendidos.
3. Gerencie os Processos Operacionais
Na gestão de clínica, antes de estabelecer os planos para prevenção de erros, é necessário ter um mapeamento das ocupações. Este mapeamento deve incluir os recursos necessários (metodologias, equipamentos e funções) para realizar análises periódicas com o objetivo de compreender o fluxo de cada método de operação.
Ao adotar uma perspectiva de gestão mais descritiva, a avaliação dos processos permite a identificação de gargalos que dificultam a produção. Tais fatores tornam a clínica menos competitiva, gerando mais tempo de ociosidade.
Sendo assim, mapeie todos os seus processos para conhecer em detalhes a rotina diária da sua equipe e setores principais. Isso é fundamental no atendimento em clínicas.
4. Realize Pesquisas de Satisfação
As pesquisas de satisfação são uma boa maneira de compreender como o paciente se sente a respeito de seu atendimento. A partir dela, você pode detectar seus pontos fortes e fracos, e com isso implementar estratégias de melhoria imediata.
Atualmente, é comum que o paciente classifique a clínica em websites de avaliação, como por exemplo o Reclame Aqui.
Entretanto, o ideal é que a clínica atenda ao paciente, mostrando que está disposta a ouvi-lo e sanar suas dúvidas, sem que ele tenha que recorrer a outras empresas para conseguir o atendimento que busca.
Conclusão
Hoje vimos erros e soluções na gestão de clínica. Pensar numa boa gestão para sua clínica é de extrema importância se você deseja permanecer competitiva no mercado.
Essa gestão permite um serviço focado na qualidade do serviço prestado ao paciente/cliente, padronizando e melhorando processos que consolidam a autoridade da clínica.
Enfim, o primeiro passo é tentar compreender quais situações e momentos precisam de mudanças ou melhorias a fim de eliminar tais erros da rotina da sua clínica.
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