A gestão de uma clínica é uma tarefa que depende de vários processos, e essa função demanda uma grande responsabilidade da parte dos gestores. A preocupação em evitar erros, diminuir desperdícios, não oferecer riscos aos pacientes e ainda garantir que os profissionais que trabalham com você não fiquem sobrecarregados toma grande parte da agenda do gestor de uma clínica.
A dedicação à esses pontos pode garantir o aprimoramento dos processos da sua clínica. Entretanto, quando não há um bom planejamento, ou quando o gestor não conta com uma visão geral do funcionamento da clínica o trabalho de gestão se torna improdutivo.
Para te ajudar a solucionar problemas de produtividade, nós do Saúde Vianet preparamos algumas dicas de gestão eficiente da sua clínica, do agendamento até o final da experiência do seu paciente – que no melhor dos casos, significa a fidelização.
Guia do artigo
Veja a seguir as dicas de como ter uma gestão eficiente da sua clínica:
1 – Garanta a facilidade na hora do agendamento com o Auto agendamento online.
Um bom atendimento começa na facilidade do agendamento. Com o auto agendamento online do Saúde Vianet você agiliza o agendamento das suas consultas e oferece mais comodidade aos seus pacientes.
Esse recurso permite disponibilizar um link com acesso a agenda dos profissionais da sua clínica. Os agendamentos solicitados pelos pacientes ficam sujeitos à aprovação antes de ocuparem um horário na agenda, garantindo o controle total do processo.
2 – Confirme consultas com antecedência.
Pacientes faltantes podem prejudicar o andamento das consultas. Por isso, procure sempre confirmá-las com um ou dois dias de antecedência, por meio de lembretes via WhatsApp, SMS ou por ligação telefônica.
Esta ação ajuda a diminuir as faltas por esquecimento e a organizar outros pacientes que podem vir a ser atendidos para preencher a lacuna dos ausentes.
3 – Unifique compromissos entre os profissionais da sua clínica.
Um grande erro que pode ocorrer em clínicas médicas é cada profissional cuidar da sua própria agenda, sem ter noção do andamento dos compromissos de seus colegas. Essa atitude pode fazer com que haja uma perda de controle, sobrecarga de profissionais e subutilização de outros, gerando a perda de controle e dificuldades em gerenciar a agenda de pacientes.
Para evitar esta situação, é preciso que todas as agendas sejam unificadas, possibilitando um melhor controle e distribuição das consultas.
4 – Diminua os riscos para seus pacientes.
Quando se fala em gestão eficiente da sua clínica, a prioridade sempre deve ser o paciente. A gestão da informação dos dados dos seus pacientes é importante para garantir tanto sua privacidade quanto a adequação dos procedimentos de seu tratamento.
Nesse caso, o prontuário do paciente auxilia na melhoria das recomendações de infecção hospitalar, corrigindo eventuais problemas e indicando a terapia mais adequada para seu tratamento.
5 – Diminua os custos do seu consultório médico.
A organização de custos é importante para o aumento do faturamento da sua clínica, e o prontuário do paciente possibilita desde a redução do desperdício de medicamentos que seriam prescritos de forma redundante, até a diminuição do uso de materiais de escritório, como papel, impressão e pastas.
Dessa forma, a implementação do prontuário do paciente no seu consultório médico reduz significativamente os custos da sua clínica por atendimento, aumentando seu lucro.
6 – Evite glosas e problemas de cobrança.
Glosas são recusas no pagamento das cobranças de consultas efetuadas por convênios de saúde. A maior parte das glosas acontece por erros comuns na fase pré-analítica, no agendamento e atendimento ao paciente.
Com o prontuário do paciente, as informações sobre os procedimentos cobertos (ou não) por um determinado plano de saúde são vistas de forma automática e em tempo real. A solicitação para exames, por exemplo, não fica parada na área de autorização e é possível saber todas as regras de coberturas dos convênios/planos e, assim, identificar qualquer possível desvio.
7 – Tenha um bom CRM para sua clínica.
A importância do CRM para clínicas é enorme, visto que todos os processos de um empreendimento da área da saúde são voltados para a satisfação e o bem estar dos pacientes.
Garantir que o seu paciente esteja satisfeito com sua clínica durante o tempo do atendimento é o mínimo com que uma clínica deve se preocupar, mas se assegurar de que a experiência do paciente seja boa mesmo após o atendimento é a garantia de que aquela consulta resulte em um retorno, ou no melhor dos casos na indicação de outros pacientes.
8 – Saiba como emitir nota fiscal eletrônica na sua clínica.
Com o módulo financeiro do Saúde Vianet você pode gerar boletos para os seus pacientes a baixo custo e acompanhar seus respectivos status de pagamento dentro da própria plataforma.
O Super Boleto Saúde Vianet aplica um valor fixo por boleto, cobrado apenas quando o pagamento é realizado pelo seu paciente. Basta configurar o sistema para gerar seus boletos de maneira fácil e prática, minimizando a necessidade de diversos sistemas para gerenciar suas informações financeiras.
9 – Acompanhe os relatórios financeiros da sua clínica.
Boa parte dos profissionais de todas as áreas tem como principal fator de sucesso o retorno financeiro. Certamente o lucro é algo positivo no cenário de toda empresa, porém não é só ele que deve ser medido.
Por meio de um software é simples gerenciar despesas e receitas da sua clínica, dando uma visão clara sobre onde a maior parte dos recursos é consumida e o que pode ser reavaliado dentro de um cenário de economia, por exemplo.
10 – Conte com um sistema de gestão de atendimento.
Não adianta ter todas essas funcionalidades que citamos acima se você não tem uma boa gestão de atendimento ao cliente.
Sabemos que muitas vezes o médico também é o responsável por atender, agendar e confirmar as consultas dos seus pacientes, ou então, possui uma secretária fixa para essa função, o que muitas vezes gera um alto custo e o atendimento nem sempre fica personalizado para atender seus pacientes.
E vale lembrar, que mesmo que você seja um ótimo profissional, se o seu cliente não for bem recepcionado no seu primeiro contato, ele pode desistir da consulta antes mesmo de te conhecer. Com isso, o impacto financeiro em sua clínica pode ser grande.
Por isso, prezar sempre por um bom atendimento, desde a marcação se uma consulta, é fundamental para o sucesso e diferencial da sua clínica.
E para quem deseja reduzir custos e ainda ter um atendimento personalizado e realizado por especialista, pode contar com o serviço de secretária virtual.
Alguns clientes do Saúde Vianet estão tendo sucesso nas marcações e acompanhamento de suas consultas graças aos serviços da JobHome.
A JobHome traz para o mercado de Call Center o melhor conceito de Home Office, com profissionais qualificados que aliados a tecnologia, produzem muito mais e muito mais motivados. Aumentando assim, a qualidade do seu atendimento e a satisfação de seus clientes!
