Já ouviu falar no Programa 5S?
Conceito que aparentemente expressa algo intangível, a qualidade pode ser buscada de forma concreta e gerida por meio de ferramentas, e o programa 5S é uma delas.
Surgido no Japão na década de 1950, quando se difundiu no ambiente industrial do país, em reconstrução após a Segunda Guerra Mundial, o programa 5S tem sua criação atribuída ao engenheiro químico Karuo Ishikawa, importante expoente de técnicas de qualidade.
O conceito derivaria de métodos utilizados por donas de casa japonesas voltadas à organização e gestão dos seus lares (daí a ser conhecido também como “housekeeping”, em tradução literal do inglês, a “arrumação da casa”).
Como sugere o nome, o programa 5S reúne 5 valores, expressos em palavras em japonês, a serem aplicados para aumentar a qualidade dos processos e a produtividade: Seiri; senso de utilização; Seiton, senso de organização; Seiso, senso de limpeza; Seiketsu, senso de saúde e higiene; e Shitsuke, senso de autodisciplina. Como é possível perceber, tratam-se de conceitos que abrangem questões concretas, relacionadas ao gerenciamento e melhor aproveitamento de recursos, além de inibição do desperdício, se inserindo de forma pragmática na rotina de uma empresa, seja ela de qualquer setor – assim, o 5S pode ser aplicado a estabelecimentos de saúde, seja para um profissional de saúde com consultório próprio, seja a uma clínica ou hospital, com vários funcionários e níveis hierárquicos.
Seiri – Senso de utilização
Seiri, ou senso de utilização, é o primeiro item do programa 5S, e tem relação direta com desperdício e mau uso de recursos, referindo-se a bens, materiais ou mesmo atividades que não tenham função definida, resultando em acúmulo de recursos que não tem utilidade na rotina da empresa. Para aplica-lo, é preciso buscar ativamente o que está sem lugar ou função específica, questionando não somente se há utilização de fato, mas também, em caso afirmativo, qual a frequência de uso, o que pode orientar a destinação ou armazenamento no espaço (no caso de materiais, por exemplo), ou até mesmo uma modalidade de contratação, no caso de um serviço.
Se um material ou serviço é usado diariamente um material, é preciso considerar a possibilidade de inclusive haver tê-lo um estoque. Se for um recurso de uso mais raro, a depender da urgência de sua necessidade ao ser requerido (um medicamento ou instrumental de procedimento, por exemplo), eu posso decidir tê-lo ou não armazenado. Se houver dúvidas sobre a função de um recurso, ele deve ser identificado para análise e posterior tomada de decisão sobre descarte ou manutenção. As áreas de descarte devem ser previamente delimitadas e geridas de forma a não se tornarem um ponto de acumulação de inservíveis, o que não é o objetivo, mas sim um ponto intermediário para a destinação final.
Seiton – Senso de organização
Complementando a noção de Seiri, o senso de organização diz respeito ao fluxo de trabalho, deixando os recursos disponíveis e com fácil acesso no cotidiano da empresa, facilitando as atividades. No contexto da saúde, estão desde materiais de escritório, como receituário, formulários de encaminhamento, guia de solicitação de exames, etc; a materiais utilizados na atividade fim, como instrumental para exames e procedimentos, ou ainda equipamentos para primeiros socorros. Além da economia de tempo e eficiência, a estratégia ajuda na prevenção de acidentes e de erros. Um exemplo extremo seria, em uma clínica, de um carrinho de parada longe da área de assistência – caso um paciente sofresse uma parada cardiorrespiratória, minutos gastos na procura do equipamento pode ser definidor da manutenção da vida de alguém.
Seiso – Senso de limpeza
Item muito importante no funcionamento de uma clínica ou consultório, a limpeza do ambiente, higiene de materiais e a própria higiene e proteção pessoal dos profissionais de atendimento ao público e saúde são fundamentais tanto para a performance do serviço de assistência, mas também na percepção de qualidade e satisfação do paciente. Na limpeza, é possível perceber a adequação do ambiente às atividades do serviço, seja na disposição espacial dos recursos, seja na presença ou ausência de luz e ventilação natural, quinas e cantos que favoreçam ou dificultem o asseio; existência de produtos de limpeza adequados; treinamento especializado para a higienização de materiais; e ainda equipamentos ou estruturas que necessitem de manutenção. Além do ambiente assistencial, áreas comuns, como recepção, corredores e banheiros também devem primar pela limpeza.
Seiketsu – Senso de padronização
O Seiso abrange todos esses aspectos, não se tratando apenas da limpeza do ambiente, mas também do estabelecimento de um padrão que deve ser mantido por todos que atuam no local. No caso de serviços de saúde, isso envolve, por exemplo, campanhas e fiscalização sobre lavagem das mãos – um dos principais itens de prevenção a infecções originadas em serviços de saúde – além de uso de equipamentos de proteção individual (EPIs), bem como processos de armazenamento e esterilização de materiais, e de questões culturais, como a instituição do “zero adorno”, a depender do caso. Portanto, Seiketsu tem a ver com a criação de uma cultura organizacional, de regras e hábitos.
Shitsuke – Senso de autodisciplina, ou disciplina
Para a implantação do Seiketsu, é preciso o engajamento, o comprometimento de todos do ambiente no cumprimento das regras e na compreensão da serventia desses princípios de forma a trazer concretamente mais qualidade para os processos e para o resultado do trabalho. O objetivo, neste tópico, é criar um senso de autodisciplina que permita que os próprios funcionários apliquem os conceitos sem a necessidade de fiscalização e mesmo na ausência de colegas e superiores. Como já dito, para isso é fundamental que o conjunto de pessoas entenda e perceba as consequências positivas da aplicação do 5S. Além disso, todos os funcionários devem se ajudar na adoção dos hábitos criados, passando orientações a novos integrantes da equipe e também relembrando ou recapacitando os membros antigos para que a cultura se estabeleça.
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