Diversas podem ser as razões pelas quais um paciente recebe uma ligação de um consultório médico: Fazer uma confirmação de consulta, informar sobre uma necessidade de troca de horário ou combinar um reagendamento de consulta são exemplos muito comuns dessas razões.
Garantir a execução dessas interações cotidianas é um ponto que exige uma atenção especial de qualquer gestor de instituições de saúde que trabalhe com atendimento ao público, pois é imprescindível manter um contato adequado com os pacientes, independentemente de qual seja a especialização local.
Para entender o quão importante é essa atividade é preciso lembrar que assim como os médicos do local, os pacientes também possuem as suas responsabilidades e compromissos, com a sua jornada de trabalho, deixando livre, muitas vezes, apenas um dia da semana para a realização de exames e outros serviços médicos.
Uma eventual necessidade de reagendamento de consulta, por exemplo, pode ser bastante prejudicial na vida do paciente, como em casos em que se precisa de um atestado médico ocupacional para evitar consequências mais graves, como uma demissão por não apresentar o documento.
Mas, assim como um paciente pode ter as suas questões, o profissional médico pode até mesmo por motivos pessoais, ter que se ausentar de um dia de trabalho. Nesses casos, toda a sua agenda profissional precisa ser reorganizada.
É preciso, então, entrar em contato com todos os indivíduos marcados para aquele dia e, junto com eles, buscar novas acomodações no calendário, que sejam viáveis para ambos os lados dessa relação.
Mas, além dos casos de reagendamento, é sempre importante garantir a confirmação de consulta, visando sempre manter a fluidez e satisfação na relação entre médico, paciente e instituição de saúde.
Para isso, as clínicas e consultórios estão ampliando a diversificação dos canais de contato para se aproximar dos pacientes, seja por telefone ou adequando sua configuração de servidor de e-mail para efetuar disparos em massa. Soluções envolvendo integrações com o WhatsApp também têm sido cada vez mais utilizadas.
Guia do artigo
O valor da organização de um consultório
O conceito de organização ganha uma importância maior de acordo com o tamanho de um empreendimento. Afinal, quanto maior for o seu número de clientes, maior se torna também a quantidade de dados a serem gerenciados, ainda mais no cenário digital de hoje.
Então, para permitir que a empresa consiga acompanhar o crescente volume de informações de seus clientes, é necessário um conjunto de ferramentas integradas entre si – para organizar melhor os dados – e também a meios de comunicação ágeis, incluindo uma boa estratégia de confirmação de consulta.
É aí que entram as plataformas de gestão: para facilitar o contato direto e desburocratizado entre a clínica e os consumidores de seus serviços, possibilitando, inclusive, que o paciente realize seus próprios agendamentos online.
Para o paciente: rápido e sem filas.
Para a clínica: libera o tempo das secretárias para outras atividades ou mesmo cuidar de outros agendamentos.
Independentemente de qual seja a especialidade ou porte de um consultório, é importante que ele conte com uma organização exemplar, de forma a evitar situações que podem chegar a ser constrangedoras, como marcar dois pacientes para a mesma data e horário.
Em relação a isso, uma agenda online pode ser de grande utilidade, sendo possível ter um controle maior e mais organizado sobre as consultas pendentes, além de outras funcionalidades como envio de confirmação de consulta.
Independentemente do método de organização, é importante que um consultório médico confirme todas as visitas médicas que serão realizadas dentro de um período específico, de forma a evitar custos financeiros altos para a clínica, e a falta desse paciente.
Afinal, essa lacuna entre os compromissos de um médico poderia ser usada para atender outro paciente, ao invés de resultar em um buraco em sua agenda e no controle financeiro da sua clínica ou consultório.
De uma forma geral, os seguintes benefícios podem ser conquistados em uma clínica que trabalha com um sistema de confirmação de consulta:
- Melhor organização interna;
- Redução de custos com consultas não realizadas;
- Melhor relação com os seus clientes;
- Chance de abrir vagas para outros pacientes.
Essas situações explicam a importância de uma clínica realizar a confirmação de consulta com antecedência, sendo necessário recorrer a softwares que ofereçam esse tipo de automatização, como o Saúde Vianet.
Procurando entender o por quê de pacientes recorrentemente cancelarem as consultas, notou-se que os motivos podem ser vários, mas os principais são estes:
- Imprevistos;
- Esquecimento dos pacientes;
- Falta de tempo disponível;
- Muito tempo de espera em filas.
Ou seja, opções que em parte dependem da organização da própria clínica médica, reafirmando o quanto é necessário controlar todas as consultas a serem realizadas, resultando numa agenda mais organizada e beneficiando tanto os médicos quanto os pacientes.
E, para garantir a distribuição correta de agendamentos e datas disponíveis, o setor de saúde pode trabalhar com um número amplo de estratégias que podem ser úteis para se obter uma melhor organização da sua agenda.
Como melhorar esse sistema de confirmação de consulta?
Se a confirmação de uma consulta com um paciente já se mostrou importante, é preciso então saber como trabalhar com esse tipo de aplicação, com as seguintes estratégias sendo recomendadas.
Uso de canais diversos
A relação entre uma empresa e os seus clientes pode hoje ser executada através de um número amplo de canais, o que é válido tanto para o setor industrial, em busca de fornecer esterilizador para laboratório para clientes de interesse, por exemplo, como para escopos menores.
Também é o caso de uma clínica que busca se comunicar com seus pacientes, usando para isso de canais como:
- Ligações telefônicas;
- E-mails;
- Mensagens de texto;
- Contato via rede social.
O mais importante é recorrer ao tipo de plataforma que tenha a maior atenção possível pela sua audiência.
Adoção de novas tecnologias
O campo digital cresce de maneira expansiva, sendo assim uma possibilidade a ser considerada por quem atua com um grande número de clientes, tal como pode ocorrer em uma clínica ou consultório, sendo importante contar com o uso de ferramentas digitais para se ter um controle tanto das consultas agendadas como daquelas que já passaram por algum tipo de confirmação com os seus respectivos pacientes.
Um sistema não muito diferente, citando em outro contexto, é quando um restaurante adota um sistema delivery online, que através dos dados armazenados do seu público, como endereço e número de contato, torna-se mais fácil se comunicar com seus clientes.
Adote um sistema padrão
Para garantir a confirmação adequada desses pacientes por uma clínica, é indicado trabalhar com um sistema padronizado, de forma a estabelecer um parâmetro sobre o momento ideal de entrar em contato com os pacientes a serem recebidos.
Normalmente uma confirmação com pelo menos 24h de antecedência se mostra ideal, já que um contato anterior a isso pode desconsiderar qualquer tipo de imprevisto que possa ocorrer até o horário marcado para essa consulta.
No entanto, cabe a cada consultório médico estabelecer um tempo ideal para fazer essa confirmação de consulta.
Estar aberto a ouvir seu público
Essa comunicação da clínica não deve ocorrer de forma unilateral, ou seja, é importante manter os seus canais de contato aberto a sua audiência, de forma com que o próprio paciente possa comunicar um consultório sobre a impossibilidade de comparecer, sendo necessário agendar novamente essa visita ou até mesmo cancelá-la, caso não exista tempo disponível no calendário de um possível pacientes nas próximas semanas, contato esse que pode ser realizado até mesmo por meio de um canal como o WhatsApp.
O mesmo tipo de conceito a ser trabalhado por outros setores sociais, tal como a área industrial, que antes de realizar algum tipo de revestimento de cilindros para tratamento de corona, por exemplo, em uma fábrica precisa confirmar com esse empreendimento a data ideal.
Sendo possível executar tal serviço em uma data que seja benéfica tanto para quem oferece algum ofício, como para quem contrata tal aplicação, garantindo assim a sua efetivação
em um momento propício para ambos.
O mais importante é garantir uma visita médica com antecedência, de forma a organizar não só a agenda do seu médico, mas também de outros pacientes que busquem se consultar com ele.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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