Agenda médica inteligente

Faltas no consultório. Como reduzir, e até evitar!

Quando criamos o Saúde Vianet, reduzir o número de faltas era um dos grandes desafios, dentro do contexto de, por meio da tecnologia, ajudarmos aos profissionais de saúde a melhorar o relacionamento com seus pacientes. Isso foi em 2013, e hoje podemos dizer que fomos bem sucedidos com análise de cases em que a combinação Tecnologia + Processos resultou numa taxa de ocupação máxima da clínica.

Diante da constante necessidade de adaptação dos compromissos, pacientes faltam às consultas e as clínicas enfrentam grandes dificuldades para monitorar e gerenciar essas faltas. Mas o que muitos profissionais não sabem é que existem ferramentas e táticas bastante eficientes para lidar com esses imprevistos e ainda permitir um gerenciamento de alta qualidade para reduzir as faltas no consultório e aumentar o faturamento da clínica.

Os pacientes têm seus motivos para faltar ou desmarcar uma consulta e devem ser respeitados. Mas contar com uma ferramenta estratégica de apoio evita que uma consulta desmarcada nunca mais seja remarcada. Gerencie as faltas e remarcações de consultas com essas dicas incríveis para melhorar o índice de presença da sua clínica.

1. Automatize sua secretária

Utilizando a ferramenta certa, você pode automatizar os serviços de uma secretária e ainda configurar o envio e recebimento de todas as mensagens, realizações de chamadas e determinar comandos que possibilitem respostas inteligentes para cada solicitação do paciente. Uma plataforma adequada, como o CRM da Saúde Vianet irá garantir que esses serviços sejam executados em dias e horários predeterminados com opções de agendamentos, lembretes, avisos de mudança na agenda e remarcações de consultas.

2. Tenha o apoio de uma boa ferramenta de software

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De forma totalmente automática, o software atuará como um controlador de agendas. Lembrará pacientes da consulta, antecipadamente, dará a eles a opção de avisar possíveis imprevistos que os impeçam de vir e também remarcar a consulta. Tudo isso com apenas uma tecla pressionada. É a tecnologia trabalhando a favor da redução de faltas no consultório e permitindo aumentar a receita da clínica.

3. Utilize as ferramentas de lembretes inteligentes

Lembrar o paciente sobre uma consulta marcada, no dia anterior, ajuda a reduzir, consideravelmente, o índice de faltas nas consultas. Então, aproveite essa informação para configurar a sua secretária digital com o intuito de se beneficiar dessa vantagem. Conseguindo confirmações no dia anterior, a clínica poderá otimizar o tempo e talvez encaixar pacientes no horário de outro que não confirmar a presença.

Envie um SMS e um e-mail de confirmação sempre que o paciente agendar uma consulta. É importante que a mensagem contenha informações de contato com a clínica como números de telefones e e-mail para ele ter a opção de entrar em contato se quiser comunicar uma possível falta ou remarcação de consulta.

Avise o paciente no dia anterior à consulta enviando novamente um SMS e um e-mail, mas, dessa vez, solicitando uma confirmação. Caso o paciente não tenha crédito no celular ou acesso a internet para responder, ele receberá uma ligação automática, após um período considerado limite para a resposta, com a opção de confirmar ou cancelar a consulta apenas pressionando a tecla correspondente no seu aparelho de telefone.

Mesmo se o paciente não responder com todas essas tentativas, a plataforma enviará um e-mail e um SMS informando sobre a falta e, de forma cordial, dará a opção de remarcação da consulta em outra data e horário. Ele receberá um link para acessar a agenda da clínica pela internet e localizar a melhor data e horário para reagendar a consulta.

Utilizando essas técnicas, você irá contribuir para reduzir faltas no consultório e ainda torná-lo um investimento atrativo.

Gostou das dicas? Deixe o seu comentário e compartilhe a sua experiência com a gente! Aproveite e Conheça todas as facilidades que o Saúde Vianet, o nosso software para clínicas oferece!

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evitar desperdício nas clínicas

Como evitar desperdício nas clínicas?

Evitar desperdício nas clínicas deve ser uma meta sempre em mente ao se desenhar um bom planejamento de despesas, para que os administradores não sejam surpreendidos negativamente. Por isso, manter uma clínica com grande produtividade e bom faturamento é desafio para todo empreendedor da Saúde.

A economia em saúde é um aliado para trazer benefícios e aumentar a rentabilidade da empresa, e visa analisá-la sob a ótica empresarial, buscando gerar resultados positivos. Evitar desperdícios de recursos nas clínicas, por exemplo, é sinônimo de uma gestão bem feita, o que permitirá um atendimento de melhor qualidade.

Porém, é comum associar a ótica da economia em saúde à ideia de que vidas estão sendo limitadas a números.

Para desmistificar esse pensamento, veremos que, com o suporte tecnológico, os profissionais de saúde têm mais tempo para se dedicar à sua principal função, o cuidado com o paciente.

Como evitar desperdício nas clínicas

Olho vivo, essa é a resposta. Com o módulo financeiro do Software de Gestão para Clínicas e Consultórios é possível fazer uma boa gestão, de forma prática, sem que o empreendedor precise necessariamente ter um conhecimento profundo sobre administração.

Basta que se eleja uma pessoa para registrar o controle financeiro, como um sócio ou uma secretária bem preparada,  e que mantenha o sistema sempre atualizado, para ter um panorama concreto do andamento de seu empreendimento.

Este  módulo inclui as despesas variáveis, que funciona como o termômetro da clínica, ou seja, se houve gastos além do previsto, deduz-se que a receita deverá ter sido superior para suprir esta defasagem. Se ocorreu um gasto não previsto, deve-se ter metas para que a empresa se recupere. As despesas variáveis nada mais são do que o controle de estoque de material da clínica, como por exemplo, a compra de equipamentos, materiais gráficos, de consumo, entre outros.

Como reduzir os gastos nas clínicas mantendo a qualidade e o atendimento humanizado

Assim como qualquer outro empreendimento, é possível reduzir os gastos de forma a promover a otimização de recursos e o aumento da produtividade em uma clínica. Alguns fatores facilitam esse processo, como por exemplo, a capacitação de profissionais e a integração da equipe.

Capacitar os profissionais de saúde sob uma ótica gerencial reduz significativamente o desperdício de recursos entre outros insumos que oneram a gestão em saúde, e permite que eles se sintam mais preparados para o dia-a-dia de atendimentos.

O profissional responsável pelo controle de estoque deve ter o conhecimento do material adquirido, e de sua qualidade. Também deve estar preparado para realizar boas compras, sempre atento às oscilações de mercado, para não comprar produtos por um valor superior ao que ele vale, e à necessidade de aquisição naquele momento.

Outras observações que devem ser feitas são quanto à disponibilidade dos recursos financeiros para a aquisição, e a forma de efetuar os pagamentos, se à vista ou parcelado, para não trazer desvantagens para o fluxo de caixa.

O controle de estoque também é um importante aliado para avaliar a quantidade e a validade deste material. Outra maneira para evitar o desperdício é nomear um responsável que verifique, periodicamente, se esse estoque está de acordo com a situação real do estabelecimento.

Com um pouco de organização e o planejamento em dia, que são peças fundamentais para ter uma gestão eficiente e evitar desperdício de recursos – e, consequentemente, de gastos desnecessários – é possível manter o padrão e diminuir os custos da clínica sem prejudicar os pacientes.

Ficou com alguma dúvida sobre evitar desperdícios no consultório? Comente aqui e compartilhe conosco suas experiências e questionamentos!

Aproveite e conheça como o Saúde Vianet pode ajudar a organizar o financeiro e todas as outras áreas da sua clínica.

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Desafios e Soluções de gestão

Os 3 principais desafios e soluções de gestão para clínica

Gerir uma clínica pode ser uma tarefa mais difícil do que gerir um hospital, já que grandes organizações de saúde muitas vezes contam com uma maior estrutura gerencial, com maior refinamento nas soluções de gestão para clínicas.

Entretanto, um dos grandes segredos de sucesso para a área particular da saúde é saber encontrar as oportunidades em cada desafio. É por isso que hoje vamos apresentar quais são os maiores e mostrar as oportunidades que podem ser encontradas em cada um deles.

1. Atendimento ao cliente

Os tempos mudaram, a tecnologia também, e os clientes sabem disso, principalmente quando são pacientes e necessitam de uma aproximação maior. Um atendimento falho pode ser a razão de problemas no relacionamento, como faltas, cancelamentos e reclamações.

Lembre-se que encarar a sua clínica como um negócio, a ponto de pensar em estratégias eficientes de relacionamento com o paciente, é primordial.

Mas,  além de tudo, você também deve mostrar que cada pessoa que recebe atendimento é única, e que a sua clínica se preocupará com ela desde o momento de enviar lembretes de consultas até o acompanhamento completo do tratamento e do retorno.

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2. Monitoramento de pacientes

Se não há preocupação mínima em captar e recuperar os clientes da melhor forma, a sua marca não será forte, e não importa a qualidade dos profissionais, pois mesmo em ambientes de saúde, quem também encanta o público é o atendimento fora do consultório.

Sistemas de relacionamento com o cliente são a grande tendência para a área médica, e os empreendimentos que não se preocuparem com isso correrão o risco de ficar para trás, afinal, relacionamento é tudo, principalmente quando falamos em saúde.

3. Arquivamento de dados

Sua clínica ainda utiliza opções ultrapassadas para arquivamento de dados? Como você saberá quais clientes adquiriu ou quantas faltas e perdas teve no mês? Como você consegue identificar quem tem o potencial para ser recuperado? Como você faz para ter um histórico completo, acessível e aumentar a produtividade e a capacidade de atender mais e melhor?

Dados na área de saúde são as informações mais preciosas do negócio, e qualquer falha ou forma ultrapassada de arquivamento pode resultar em atrasos, confusões e insatisfação do cliente.

Contar com um sistema simplificado, de acesso rápido e personalização de acordo com a sua realidade deixará o controle dos dados em suas mãos, e se “informação é poder”, nem precisamos dizer o aumento de eficiência que essa mudança de postura causará, não é mesmo?

Conhecer bem todos os seus pacientes, investir em soluções tecnológicas simples, mas ao mesmo tempo inovadoras, e entender que é fundamental contar com processos direcionados especialmente à rotina médica são algumas das oportunidades e soluções de gestão para clínicas para vencer os 3 maiores desafios neste segmento, como também outros que possam surgir pela frente.

Soluções de Gestão para Clínicas

E você? Que outras soluções de gestão tem aplicado na sua clínica e que tem dado resultado? Deixe seu comentário! Aproveite e conheça todas as soluções que o Saúde Vianet traz em sua plataforma completa de gestão!

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controlar finanças da clínica

Como controlar finanças da clínica? - Saúde Vianet

Controlar finanças da clínica e manter tudo na ponta do lápis é imprescindível para garantir a sobrevivência nos cinco primeiros anos de atividade. Realizar previsões das suas finanças em curto e longo prazo   contribui bastante para um bom planejamento financeiro. E isso não é uma tarefa assim tão elementar, principalmente por exigir uma demanda de tempo e de pessoal qualificado especificamente para a função.

E no setor da saúde não é diferente: clínicas mantêm uma rotina diária de atendimento, marcações de exames e consultas, fluxo intenso de pacientes e muitas vezes esquecem de encontrar uma brecha nos horários apertados para as ações administrativas e de gestão.

Mantenha tudo registrado

Este item é necessário e imprescindível no processo de controle e gestão das finanças. Todas as transações devem ser rigorosamente registradas. Os serviços oferecidos em clínicas são instáveis, principalmente por não saber ao certo quantos atendimentos diários serão realizados, desistências que ocorrem no decorrer do dia, esquecimento do paciente ou por imprevistos. Por isso é indispensável registrar todos os gastos, mesmo que pareçam irrelevantes, e receitas do dia a dia.

Não importa se você comprou um lápis ou um grande estoque de materiais médicos. São pequenas despesas que, somadas, fazem toda a diferença no orçamento e fechamento de caixa no final.

Fluxo de caixa, seu grande aliado para controlar finanças da clínica

A fórmula do sucesso é simples: a receita deve superar as despesas. Porém, muitos empreendedores acabam não utilizando importantes ferramentas na hora de administrar suas finanças e acabam tendo enormes dores de cabeça.

Clínicas trabalham com uma infinidade de tipos de atendimentos, sejam com pacientes particulares ou conveniados, ou até mesmo outros profissionais das mais variadas especialidades que integram um mesmo consultório. Cada atividade diferente em um mesmo local de trabalho gera características singulares quanto a fornecedores, preços, custos e tipos de clientela a serem praticados.

Utilizar o fluxo de caixa é a melhor maneira de gerir as finanças e ter conhecimento de todas as saídas e entradas de valor no caixa. É sem dúvida a ferramenta mais importante para avaliar a rentabilidade financeira da clínica ou ainda, descobrir algum tipo de prejuízo que está sendo mascarado pelo lucro em outro tipo de serviço.

O processo de registro pode ser realizado em planilhas, ou em softwares online já disponibilizados no mercado. O importante é que seja realizado, e ao lançar mão desta estratégia, a clínica poderá visualizar o diagnóstico global da situação financeira do negócio, além de poder planejar em um período de longo prazo as despesas e receitas que entram.

Serviços de contabilidade empresarial

Esse é um grande erro que muitos profissionais (ainda que donos de clínicas, e ainda assim, empreendedores) cometem: querer abraçar o mundo. A rotina do dia a dia muitas vezes não permite que os maiores interessados estejam exclusivamente à frente da contabilidade do negócio. A melhor escolha é procurar um serviço especializado na área de contabilidade empresarial que atue no ramo de serviços ligados a saúde.

Não significa que você deixará de tomar as rédeas do gerenciamento das finanças do seu negócio, mas estará livre para desempenhar as questões restritas às tarefas profissionais cotidianas, deixando que profissionais desempenhem, com a devida experiência nas particularidades do seu negócio, o planejamento e a gestão fiscal da clínica.

Planejamento com fundo de reservas

O planejamento é imprescindível, e neste caso, a melhor forma de se precaver de situações inesperadas é possuir um fundo de reservas. É preciso estar atento a eventuais casos possam ocorrer e saber que a melhor forma de evitar a retirada de quantias de forma inesperada do caixa é ter um fundo de reserva, seja para pagamento de indenizações, férias de funcionários, reformas de urgência, demissões e 13º.

E você, como faz para controlar finanças da clínica? Conte pra gente sua experiência pelos comentários.

Aproveite e conheça o Controle Financeiro do Saúde Vianet, veja como o controle das suas finanças pode ser mais fácil do que você imagina!


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