Pró-labore: A importância de separar as finanças pessoais e do consultório

Pró-labore: o que é e sua importância

Quando se é contratado por uma empresa em diferentes modalidades (estatutário, CLT, etc) ou prestador de serviços, além de não ter preocupações sobre aspectos de gestão, o salário ou remuneração pelo serviço já foi estabelecido previamente, restando apenas aguardar o período do pagamento. Empreendedores, porém, além de pensar nas questões financeiras referentes ao funcionamento do seu negócio, precisam também estar atentos as suas finanças pessoais neste contexto. 

Essa remuneração pessoal do proprietário ou sócio, ou ainda de administradores de alta hierarquia, é conhecida como pró-labore – do latim, “pelo trabalho”. Ou seja, o pró-labore é justamente o “salário” dos sócios pelo trabalho realizado no empreendimento. Esses valores estão enquadrados no campo das despesas, em termos contábeis. No caso de um consultório ou clínica, esse é um detalhe importante, já que muitas vezes, o proprietário pode trabalhar prestando serviços de assistência à saúde, podendo inclusive ser o único prestador, em caso de consultórios individuais.

Nesta lógica, as entradas referentes às consultas, exames e procedimentos não podem integralmente ir para o bolso do proprietário, e sim um percentual deste capital será utilizado para remunerá-lo. Existem alguns fatores que se deve ter em consideração para calcular o pró-labore:


Previsão

Em clínicas maiores ou hospitais, os gestores que terão direito ao pró-labore devem estar pré-determinados no contrato social do empreendimento. Mesmo em empresas pequenas, caso haja sócios, deve ser explicitado em documento quem terá direito a esta remuneração. O valor calculado também deve ser previsto e registrado no contrato social. 

Direitos trabalhistas

Diferente do salário propriamente dito de eventuais funcionários que existam na clínica ou consultório, o pró-labore não está atrelado ao pagamento de benefícios como 13º salário, FGTS, férias remuneradas, entre outros. É possível oferecer esses complementos, mas não é obrigatório – em geral, esses acréscimos se traduzem de forma indireta em um aumento do valor do pró-labore, o que é possível perceber na remuneração mais elevada recebida por sócios e executivos de níveis hierárquicos mais altos. 

Tributação

No cálculo do pró-labore deve ser considerado que incidem taxas sobre o valor retirado, que em termos contábeis é categorizada como despesa operacional. A tributação irá variar de acordo com o regime adotado pela empresa, a exemplo de Simples Nacional (receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões), Lucro Presumido (receita de até R$ 78 milhões) ou Lucro Real (obrigatório para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões). No caso do Simples Nacional, uma das taxas incidentes é o percentual de 11% de contribuição ao INSS, mas a tributação pode ser maior a depender do regime adotado.

Valor de mercado

Para o cálculo do pró-labore, deve se ter em mente que ela remunera o trabalho de gestão realizado por um sócio. Assim, para se ter uma referência – ainda mais se o sócio em questão é um profissional de saúde, e por isso não é um administrador de formação – é preciso determinar quais funções específicas são cumpridas efetivamente na empresa e a partir disto, pesquisar o valor de mercado. Lembrete importante: mesmo considerando o valor de mercado, é necessário ajustar esse valor à capacidade financeira da empresa – neste sentido, o uso de um software de gestão de clínicas e consultórios pode auxiliar a ter uma visão realista de entradas e custos do negócio, permitindo o estabelecimento de um valor sustentável. A pesquisa pode ser feita junto a empresas e sites voltados para recrutamento deste tipo de profissional. 

 

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Como evitar perda de faturamento com a glosa médica

 


Como evitar perda de faturamento com a glosa médica

Glosa médica: O que é, tipos e como evitar perda de faturamento

Na maioria das atividades econômicas, um serviço prestado é um serviço pago, ou seja, existe uma expectativa de que ambas as contrapartes irão cumprir seu papel em uma relação comercial. Quando se trata, porém, da relação entre um consultório, clínica ou hospital e uma operadora de saúde, existe um elemento que pode frustrar essa perspectiva: a glosa. 

As glosas médicas ou glosas hospitalares, como são conhecidas, são faturamentos recusados pelas operadoras a partir da identificação de dados conflitantes entre o que consta no convênio e o que foi informado pelo prestador do serviço, ou devido a uma contestação de algum procedimento (seu método ou justificativa), valor de materiais (medicamento, material cirúrgico, próteses, etc), gerando a necessidade de uma auditoria. Há mais de um tipo de glosa, como veremos a seguir:

Glosa administrativa

A glosa administrativa é o tipo mais frequente e decorrem, em geral, de questões burocráticos, como registro incompleto de guias de faturamento, além de erros no preenchimento, a exemplo de dados inválidos ou desatualizados (como sobrenomes de pacientes, valores de tabela de serviços etc), erros de digitação, ausência de documentos necessários, entre outros. Considerando suas causas, pode ser a mais fácil de revisar. O uso de um software de gestão de clínicas e consultórios que tenha tenham um sistema de TISS – Troca de Informações em Saúde Suplementar – pode facilitar e tornar mais seguro a geração, preenchimento e envio de guias de autorização e outros documentos para os convênios. Uma das ferramentas é o preenchimento automatizado a partir de dados do paciente que já estão cadastrados, evitando erros. 

Glosa técnica

As glosas técnicas tem resolução mais complexa, por envolverem aspectos subjetivos na contestação e se referirem diretamente ao serviço que foi prestado. Neste caso, o questionamento se estende sobre a correção técnico-científica do serviço. O serviço prestado atende a protocolos assistenciais? O procedimento é indicado no caso do paciente, considerando seu quadro clínico? Há excesso, sem justificativa, de procedimentos, consultas, taxas? Questões como estas serão alvo de perícia por um auditor.

Glosa linear ou recorrente

A glosa linear ocorre quando a operadora de saúde não justifica o motivo da suspensão do pagamento, baseado em algum critério interno não informado, mesmo que o prestado tenha cumprido todos os requisitos, sejam administrativos ou técnicos. Muitas vezes, neste caso, trata-se de conduta irregular, sendo usado pelo convênio para reter recursos durante o trâmite, mantendo seu fluxo de caixa. Em certos casos ainda, devido à dificuldade de comprovar a justa procedência da cobrança, o prestador deixa de exigir o pagamento. 

Atenção para evitar glosas

Tecnologia: Assim como as operadoras investem massivamente em automação para detectar qualquer aspecto que favoreça a glosa, os prestadores também devem lançar mão de softwares que garantam o correto preenchimento e gerenciamento dos documentos para a realização da cobrança.

Prontuário: O correto preenchimento do prontuário, de forma detalhada e explícita, sem deixar de registrar e justificar condutas, pode auxiliar tanto para evitar glosas como para posterior análise e correção caso haja suspensão do pagamento por motivos técnicos.

Monitoramento: O registro das glosas, com informações sobre a operadora, justificativa (ou ausência dela), impacto financeiro e recorrência de embargos, pode ser uma ótima ferramenta de gestão para permitir a identificação da origem da falha, diferenciando erros operacionais internos (administrativos ou técnicos), o que permite corrigi-los, ou se trata-se de glosa linear, com possível irregularidade por parte da operadora.

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Saúde financeira da clínica

Negócio saudável: Dois conceitos chave que todo gestor precisa conhecer

Um gestor de um consultório ou clínica pode ser um profissional graduado em administração ou um profissional de saúde, podendo muitas vezes estar à frente de seu próprio empreendimento – neste último caso, o controle financeiro pode vir a ser um dos aspectos mais desafiadores envolvidos na gestão de um negócio.

Além da atividade-fim, as finanças constituem o centro de um consultório ou clínica, já que respondem pela saúde de um empreendimento e por sua sustentabilidade ao longo do tempo e sua sobrevivência. Mesmo com bons serviços prestados e pacientes satisfeitos, uma empresa do setor pode não conseguir resistir a uma estratégia financeira ineficiente. Neste sentido, há dois conceitos muito importantes para compreender como funciona o equilíbrio entre recebimentos e despesas necessário para manter uma clínica em pleno funcionamento: capital de giro e fluxo de caixa.

Capital de Giro: Base para as atividades cotidianas

O capital de giro é determinado a partir da diferença entre os recursos disponíveis em caixa e a soma de contas a pagar, seja à vista ou a prazo, com as despesas, considerando tanto custos fixos (energia elétrica, água, telefone, etc), como variáveis (material de consumo, taxas incidentes sobre serviços prestados, etc). Assim, o capital de giro é o dinheiro existente em caixa para o pagamento das despesas resultantes do funcionamento do consultório ou clínica durante o cotidiano do empreendimento. Uma ideia importante ligada a este conceito é liquidez: se o capital de giro estiver investido, ele precisa ser rápida e facilmente resgatado para o cumprimento das obrigações financeiras.

Para isso, é preciso haver um controle sobre os prazos de pagamento das despesas e o ritmo de entradas de recursos provenientes dos serviços prestados, o que pode variar de acordo com as formas de pagamento: depósitos, cartões de crédito, recebimento por convênios. Não necessariamente esses dois braços financeiros coincidirão, daí a importância de ter bem delimitado o custo médio de funcionamento por dia e quantos dias o consultório ficará sem entrada de novos recebimentos. 

Outro aspecto importante, caso sejam realizados procedimentos no consultório ou na clínica, é a boa gestão de estoques, de forma que eles sejam pensados para atender à frequência média de atividades da empresa, o que representa um custo específico com materiais e prazos para pagamentos e novas aquisições, que precisam ser assegurados. 

Se existirem funcionários, a exemplo de recepcionista e auxiliares, a folha de pagamento também entrará neste cálculo. Não se deve esquecer, neste caso, de despesas sazonais, como férias e 13º salário. 

Fluxo de caixa: A origem de soluções ou problemas

Uma vez entendido o que é o capital de giro, um conceito próximo, porém não igual, é o de fluxo de caixa: este último representa o controle do total de entradas e saídas financeiras do negócio em um determinado período, por exemplo, em um mês. Fica claro, a partir daí, sua ligação com o capital de giro: o fluxo de caixa adequado é importante para garantir sua existência, e o cumprimento das obrigações da empresa. 

Considerando que nem sempre as entradas – no caso de uma clínica o fluxo de pagamentos relacionados aos serviços em saúde prestados – corresponderão às saídas, visto que a demanda por atendimentos pode variar ao longo dos meses, o estabelecimento de uma reserva financeira pode garantir o custeio das despesas do consultório. 

O uso de um software de gestão de clínicas e consultórios facilita e torna mais seguro a realização do controle financeiro, sem risco de se perder em registros descentralizados. 

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O que fazer para reduzir gastos na clínica ou consultório

Evite gastos excessivos e desnecessários

Uma das coisas importantes para uma clínica ou consultório é evitar o desperdício em várias áreas do empreendimento. Essa deve ser uma meta que necessita estar sempre em mente ao fazer o planejamento de despesas, para que os gestores não sejam surpreendidos negativamente. 

Manter uma clínica com grande produtividade e bom faturamento é desafio para todo empreendedor da Saúde. Por isso, ter a consciência de que a economia em saúde é um aliado para trazer benefícios e aumentar a rentabilidade da empresa e analisá-la sob a ótica empresarial é buscar gerar resultados positivos. Sendo assim, evitar desperdícios de recursos nas clínicas é sinônimo de uma gestão bem feita.

Neste caso, quando o assunto é economizar é comum que as pessoas associem a visão de economia em saúde à ideia de que vidas estão sendo limitadas a números. No entanto, para desmistificar esse pensamento, veremos que, com o suporte tecnológico, os profissionais de saúde têm mais tempo para se dedicar à sua principal função: o cuidado com o paciente.

 

Como evitar desperdício nas clínicas e consultórios

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Estar atento é o ponto mais importante para os gestores que querem ter eficiência e economizar.  Com o módulo financeiro do Software de Gestão para Clínicas e Consultórios é possível fazer uma boa gestão, de forma prática, sem que o empreendedor precise necessariamente ter um conhecimento profundo sobre administração.

Para que essa administração aconteça da melhor forma, é preciso que se eleja uma pessoa para registrar o controle financeiro, pode ser um sócio ou uma secretária que seja bem preparada  e que mantenha o sistema sempre atualizado, para ter um panorama concreto do andamento de seu empreendimento.

Este módulo inclui as despesas variáveis que funcionam como o termômetro da clínica, ou seja, se houve gastos além do previsto, deduz-se que a receita deverá ter sido superior para suprir esta defasagem. Se ocorrer um gasto não previsto, precisa-se de metas para que a empresa se recupere. 

No caso das despesas variáveis, estas nada mais são do que o controle de estoque de material da clínica, como a compra de equipamentos, materiais gráficos, de consumo, entre outros. E é possível reduzir custos e manter a qualidade e o atendimento humanizado? Bom, assim como em qualquer outro empreendimento, é possível diminuir os gastos de forma a promover a otimização de recursos e o aumento da produtividade em uma clínica. Alguns motivos facilitam esse processo, como a capacitação de profissionais e a integração da equipe.

Pelos motivos citados acima, capacitar os profissionais de saúde sob uma ótica gerencial reduz significativamente o desperdício de recursos entre outros insumos que oneram a gestão em saúde, e permite que eles se sintam mais preparados para o dia-a-dia de atendimentos.

Neste caso, o funcionário responsável pelo controle de estoque deve ter o conhecimento do material adquirido, e de sua qualidade. Ele também deve estar preparado para realizar boas compras, sempre atento às oscilações de mercado, para que não compre produtos por um valor superior ao que ele vale e saber se de fato há necessidade de aquisição naquele momento.

Além disso, é importante pontuar que é preciso estar atento à disponibilidade dos recursos financeiros para a aquisição e a forma de efetuar os pagamentos, se à vista ou parcelado, para não trazer desvantagens para o fluxo de caixa.

Vale ressaltar que o controle de estoque é de suma importância para avaliar a quantidade e a validade deste material. Por isso, é necessário ter uma outra pessoa responsável que verifique, periodicamente, se o estoque está de acordo com a situação real do estabelecimento.

Com um pouco de organização e o planejamento em dia, que são peças fundamentais para ter uma gestão eficiente e evitar desperdício de recursos e, consequentemente, de gastos desnecessários, é possível manter o padrão e diminuir os custos da clínica sem trazer prejuízos aos pacientes.

 

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Gestão de Clínicas com foco no paciente: 5 dicas preciosas!

Fazer a boa gestão de um negócio não é uma tarefa fácil, com a gestão de clínicas não é diferente.

Na maioria das vezes, os gestores de clínicas e consultórios são os próprios médicos, que ou são os próprios donos do negócio, ou foram subindo de cargo até alcançarem o patamar da gestão.

O ponto é: geralmente não são administradores ou profissionais de fato especializados para tal cargo.

O que não significa que por isso sejam incapazes, muito pelo contrário, isso mostra o quanto esses gestores precisam se reinventar e dia após dia para manter o crescimento do negócio e o fazem com primor!

Por outro lado, avanços tecnológicos e midiáticos têm trazido à tona uma nova necessidade de representatividade e sensação de pertencimento do consumidor com os seus produtos e serviços.  

Nesse sentido, exige-se cada vez mais uma didática voltada ao ser humano. Ou seja, mais uma coisa sobre a qual o médico-gestor deve ter atenção se quiser manter a sua clínica em crescimento.

Portanto, uma gestão estratégica realmente eficiente deve sair à frente para, em um cenário tão saturado de profissionais e propagandas, ter mais atenção quanto ao foco dado ao paciente

Gestão de clínicas com humanismo.

Se não for ele o foco da gestão da sua clínica, quem será? Só assim uma verdadeira transformação na gestão será capaz de acontecer! 

São pequenas chaves necessárias para verdadeiramente sairmos do patamar cômodo e nos lançarmos em um ritmo acelerado de conquista de novos pacientes e fidelização dos mesmos.

Para consolidar essa relação entre o paciente e a sua clínica, entender o público alvo é uma necessidade primordial.

Analisar a ocorrência de pacientes por faixa etária, bairro, gênero e classe social, por exemplo, pode facilitar o seu entendimento sobre o universo daquele público e, com isso, você ter insights valiosos sobre abordagens, promoções, preços e tantos outros fatores importantes.

Além do mais, ao estabelecer uma gestão com foco no paciente, suas necessidades e motivações, torna-se mais palpável até mesmo a confiança entre paciente e médico, transferindo valor da gestão até mesmo para o momento do atendimento.

Como pudemos perceber até aqui, este conteúdo abordará algumas questões sobre a gestão de clínicas, sobretudo com foco no paciente. Portanto, se você quer ampliar o seu vocabulário sobre o tema, vem com a gente!

Quais as atribuições do profissional que faz a gestão da clínica?

A gestão de clínicas tem como objetivo mapear, controlar e analisar diversos fatores em busca dos melhores resultados possíveis para o negócio e para as pessoas que dependem dele: colaboradores e pacientes.

Portanto, o gestor de uma clínica é a pessoa encarregada por tomar as decisões estratégicas que envolvem todo o negócio, sempre pensando na melhor saída em cada situação, seja o melhor caminho para o crescimento, ou até mesmo a melhor solução para algum problema.

Responsabilidade de quem atua na gestão de clínicas.

Alguma das funções desse profissional são:

  • Analisar os indicadores do negócio para acompanhar o status de tudo.
  • Traçar metas a longo, médio e curto prazo.
  • Fazer e colocar em prática um planejamento estratégico consolidado.
  • Estabelecer objetivos para os diferentes setores da organização.
  • Organizar a logística para o atendimento médico.
  • Prever possíveis gargalos a fim de otimizar processos.
  • Estabelecer parcerias de negócio.
  • Analisar a melhor forma de reduzir os custos e otimizar os investimentos.
  • Aumentar o faturamento.

Com isso, percebemos o que fazer a gestão de uma clínica é uma atividade que requer um profissional em constante movimento de aprendizado e acompanhamento das novidades da sua área e da concorrência. 

Nesse sentido, entra justamente a questão de reinventarmos a maneira com a qual tratamos os pacientes até aqui. 

Eles estão cada vez mais exigentes no nível da entrega de valor que esperam em uma clínica: do atendimento ao espaço físico, da prestatividade à agilidade dos processos.

Quais são os erros mais recorrentes quando o assunto é gestão de clínicas?

Existem alguns pontos que são mais fáceis de identificar enquanto recorrentes ao observarmos não só a gestão de clínicas e consultórios, mas a gestão dos negócios como um todo. 

Confira e não faça igual:

Não investir no treinamento dos colaboradores

Profissionais capacitados tendem a trabalhar mais satisfeitos e motivados, o que se reflete no modo com o qual as suas tarefas são executadas na rotina do trabalho.

Engana-se quem pensa que é só o atendimento que deve ter atenção. Das áreas mais técnicas às atividades mais operacionais, das maiores inovações, como a telemedicina, aos processos mais tradicionais… toda a sua equipe merece a devida atenção. 

Além do mais, feedbacks com pontos de melhoria e pontos destaque e até mesmo o estabelecimento de metas com recompensas são ações que costumam ser muito bem vindas. 

Afinal, todo profissional merece atenção e zelo com o esforço do trabalho que presta.

Confira abaixo alguns indicadores para se ter em mente na hora de pensar no treinamento do seu pessoal:

 

Não definir indicadores e metas

A gestão de uma clínica médica requer a decisão sobre quais serão os indicadores que serão observados para analisar o desempenho de diversos fatores do negócio. 

É através desses indicadores que se pode estabelecer as metas e os objetivos à longo, médio ou curto prazo dentro de uma gestão de clínica, etapa fundamental para o negócio. 

Afinal, é acompanhando tais metas que se pode ter uma real noção do andamento das coisas em relação às expectativas e aos investimentos.

Nesse sentido, é importante frisar que para o estabelecimento dos objetivos se faz necessário um diagnóstico preciso da situação atual. 

Quanto mais o profissional souber sobre os padrões que ocorrem nos diversos setores, como custos, necessidades, falhas, índices que precisam ser melhorados e mesmo coisas que já têm dado certo, melhor será a sua base para a tomada de metas realmente alcançáveis e que façam sentido.

Afinal, é preciso ter bom senso. Não dá para traçar a conquista de 10 mil novos pacientes em um ano se a sua clínica não atende nem 10% disso atualmente.

Gestão de indicadores em clínicas.

Agora que falamos dos erros mais comuns, queremos levantar a bola novamente para a importância em focar no cliente em todas as etapas de todos os processos. 

Nem que seja por um segundo, imagine o quanto aquilo poderá afetar o seu paciente e se coloque no lugar dele.

Pensando em ampliar os seus horizontes nesse sentido, confira o que preparamos para você e para a sua gestão:

5 dicas preciosas para ter uma gestão de clínicas com foco no paciente

1. Estabelecer uma conexão com as pessoas.

Manter o foco nos pacientes é o primeiro passo, estabelecer uma conexão com a pessoa é um nível além do primeiro contato. Pode parecer óbvio, mas nem sempre é um objetivo dos profissionais da área.

Procure ouvir o paciente e o contexto no qual o mesmo está envolvido. Seja ele familiar, social ou até mesmo profissional. A saúde do paciente é um reflexo de sua vida. E instrua o seu corpo clínico a ter a mesma sensibilidade.

Ou seja, entender o paciente e sua vivência permite tanto ajudá-lo e estabelecer a confiança necessária entre médico-paciente, um ponto chave na gestão de clínicas e consultórios com foco nos pacientes.

2. Invista no seu consultório.

O consultório é o primeiro contato que o paciente tem com o médico. Assim, é importante que ele seja limpo, organizado e reconfortante. Não significa que você precisa contratar um super arquiteto renomado… não, não é isso!

O que queremos aqui é te convidar a se colocar no lugar dos pacientes que chegam até a sua clínica ou consultório: qual seria a sensação que você teria em primeiro momento, caso fosse um ambiente completamente novo para você?

A sala de espera é o ambiente onde o paciente aguarda para ser atendido. Muitas vezes ele está com preocupações na cabeça ou até mesmo sentindo algum incômodo, portanto utilize poltronas ou estofados confortáveis, mantenha as revistas atualizadas e a televisão ligada em um volume bem baixinho, para distrações em caso de atrasos

Tudo para gerar conforto aos pacientes e seus acompanhantes. A gestão da sua clínica pode ser atenciosa com os mínimos detalhes, são eles que fazem toda a diferença.

3. Tenha uma equipe bem preparada.

Uma clínica médica é acima de tudo uma empresa, e como qualquer outra, a equipe é o coração da organização.

Portanto, a escolha da equipe presente na clínica é imprescindível para estabelecer uma melhor relação médico-paciente.

Lembre-se que a recepção é o primeiro contato que o paciente tem com você, ou seja, a atuação desse setor é crucial, pois a primeira impressão para o público vem do seu contato com a recepção. 

Portanto, o treinamento e o preparo da equipe é muito importante. É um fator importante para estar sempre atento em uma gestão de clínicas.

Mas lembre-se: um profissional que atende bem é um profissional que está satisfeito com o seu trabalho, portanto, não adianta investir em treinamentos e capacitações se o seu colaborador está ganhando pouco, se está sobrecarregado ou se frequentemente é tratado com grosserias.

Avaliar esses fatores para pensar em soluções também faz parte de uma gestão de clínicas com foco no paciente.

4. Procure ser paciente.

Ter paciência é uma característica importante e deve ser inerente ao profissional da saúde que atua na gestão de clínicas, bem como todo o Corpo Clínico presente no consultório. 

É necessário lembrar que o paciente já está sobre pressão e muitos sentem-se extremamente ansiosos apenas pelo fato de terem uma consulta agendada.

Por isso é de extrema importância trabalhar a sua capacidade empática e ser paciente afim de ter um atendimento eficaz e focado no paciente.

5. Utilize as novidades da tecnologia a seu favor.

Já falamos antes sobre a importância de saber utilizar a tecnologia a nosso favor. Quanto a relação médico-paciente, um bom software de gestão clínicas tende a otimizar os processos e estreitar as relações.

Recursos como o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) são uma ferramenta que pode cumprir essa tarefa, mas os benefícios com a utilização de um sistema assim vão muito além dessa questão. 

Médicos gestores vêem a sua rotina completamente otimizada e transformada para melhor com o advento dos softwares médicos de gestão, afinal, eles foram pensados especificamente para este nicho e como tal, solucionam grandes necessidades comuns da área:

Agenda médica, marketing médico, faturamento com convênios (TISS), emissão de boletos e muito mais!

Este conteúdo te fez refletir verdadeiramente?

Essas foram cinco dicas infalíveis para otimizar o seu contato com o paciente através da gestão de clínicas. Seguindo essas etapas, você consegue tanto desenvolver seu atendimento quanto satisfazer seu público nesse ramo tão competitivo.

Entretanto, gostaríamos de te convidar a pensar com mais calma sobre tudo o que trouxemos aqui relacionado ao foco da sua gestão ser voltado ao paciente, além de apenas usufruir das nossas super dicas, combinado?

Responda para si mesmo: até onde você considera o paciente na hora de tomar as suas decisões? Independente da sua resposta, saiba que não é o suficiente. Acredite na gente. 

É hora de repensar muita coisa a respeito do seu negócio, porque por mais tradicional e consolidada que seja a sua área de atuação, a concorrência está sempre à solta.

Não deixe para repensar os seus passos quando estiver no meio de uma crise, dê hoje um passo à frente de tudo isso e prepare a estratégia do seu negócio de acordo com o seu bem maior: o seu público.

Esperamos que tenha gostado da discussão de hoje. Até a próxima!


Saiba por que um software médico é tão importante para negócios que querem crescer

Saiba por que um software médico é tão importante para negócios que querem crescer

A área da saúde, apesar de ser bastante tradicional em alguns aspectos, vêm dando passos largos no aproveitamento dos avanços tecnológicos em função do aprimoramento das mais diversas questões, é aí que o software médico tem entrado em cena!

Nesse sentido, são várias frentes que têm se aproveitado dos benefícios da adoção de práticas inovadoras, desde a facilitação no acesso a ferramentas cada vez mais precisas para diagnósticos, até o uso de sistemas especiais para médicos e clínicas, que traz mais eficiência a diversas atividades da rotina.

Percebemos que muitos médicos e gestores de clínicas ainda não têm a visão do quanto a implementação de um sistema médico pode ser próspera para o seu negócio, por isso elaboramos este conteúdo.

Nos acompanhe até o final para ter uma visão ampla, direta e explicativa sobre todos os principais aspectos que envolvem o tema. Boa leitura!

O que é um software médico?

Um software médico é uma plataforma que centraliza informações e funcionalidades a fim de promover mais eficiência na rotina dos atendimentos médicos. Ele oferece ferramentas que trazem transformação digital no atendimento, na gestão financeira, no relacionamento com pacientes etc.

Software médico é uma plataforma que integra diversas ferramentas facilitadoras

 

Softwares médicos auxiliam também na coleta, no armazenamento e até mesmo na análise de dados clínicos. Desse modo, há um grande ganho de produtividade quando se deixa de gastar tempo em atividades manuais desnecessárias, assim é possível investir mais energia em atividades estratégicas.

Para Clínicas

Os softwares médicos promovem uma verdadeira revolução quanto a centralização de processos em clínicas, permitindo uma visão objetiva e em tempo real sobre agendamentos, dados dos pacientes, disponibilidade do corpo clínico através das diversas especialidades, etc.

Confira oito características de um bom sistema de gestão de clínicas!

Para médicos e médicas

Existe também a versão do software médico para a organização de médicos executivos, que atuam como donos do seu próprio negócio. 

Para estes profissionais, um sistema assim é um verdadeiro divisor de águas, sendo um fator de diferenciação entre médicos bem sucedidos que têm uma visão empreendedora e os mais tradicionais que ainda são resistentes a esses avanços. 

Geralmente estes últimos tendem a ser superados pela concorrência!

Na prática, por que ter um software médico?

Prometemos que traríamos de maneira ampla, direta e explicativa os principais aspectos que mostram como a implementação de um software para médicos pode trazer benefícios e prosperidade ao seu negócio. 

Sendo assim, confira abaixo 7 motivos para considerar a adoção de um sistema assim o mais rápido possível:

  • Gestão centralizada que traz resultados em diversos âmbitos

Uma gestão verdadeiramente eficiente pressupõe o controle sobre diversas áreas, do financeiro ao contábil, do atendimento à fidelização de clientes e por aí vai…

Um software médico permite a centralização dos mais diversos tipos de informações em painéis distintos, de dados cadastrais até o fluxo de caixa, inclusive permitindo análises sobre os dados, como a do capital de giro do negócio.

Informações dispostas em uma plataforma única permitem, por exemplo, a visualização dos compromissos dos diferentes profissionais de uma clínica em tempo real. É possível também o acompanhamento de toda a jornada do paciente, possibilitando um atendimento mais assertivo e personalizado.

Com um software médico a gestão financeira do seu negócio fica muito mais descomplicada e transparente!

Em termos de gestão, ferramentas como essa garantem condições ideais para negócios que querem ir além, profissionalizando o serviço de ponta a ponta, assim abrindo espaço para um crescimento sólido e constante.

  • Uso fácil e intuitivo: software médico não é um bicho de sete cabeças!

Os softwares médicos têm o objetivo de trazer mais produtividade e facilitação na rotina médica e clínica, sendo assim, seu uso é desenhado de forma fluida e intuitiva, afinal sabe-se que quem vai utilizá-los são médicos, gestores e atendentes, e não gerentes de tecnologia. 

Isso é algo que pode parecer óbvio, mas vale a pena ser frisado, porque percebemos que muitos têm o receio de não conseguirem se adaptar a ferramenta. Acredite, com dias de uso você já terá rompido essa barreira que parece ser assustadora, mas não é!

Não basta ser completo, entendemos que também é preciso ser adaptável a sua realidade e fácil de usar!

A maioria dos sistemas médicos estão hospedados na nuvem, ou seja, todos os dados estão salvos na internet, o que significa que você não precisará instalar dispositivos ou dispor de profissionais para a manutenção do software. Isso fica por conta da plataforma que você escolherá!

O armazenamento na nuvem é uma das grandes vantagens com a utilização do software médico
O armazenamento na nuvem é uma das grandes vantagens com a utilização do software médico
  • Prontuário eletrônico: benefícios que vão muito além do que se pensa.

O prontuário médico eletrônico traz uma imensa facilitação quanto ao acesso às informações de pacientes que se consultaram com você ou na sua clínica. São registradas informações como os dados pessoais, a evolução no decorrer das consultas, anamneses e toda a história do paciente.

Isso facilita muito o atendimento que acontece de maneira continuada, uma vez que elimina a possibilidade da perda de dados, diagnósticos e exames. Assim o médico consegue analisar o histórico do que ocorreu e também quando. 

Além desse benefício, é muito importante também frisarmos a questão social por trás dessa digitalização de informações, uma vez que essa coleta segura de dados permite uma visão mais precisa sobre a área da saúde como um todo, possibilitando inclusive uma pesquisa científica com base em dados cada vez mais assertivos tanto no olhar quantitativo, quanto no qualitativo.

Saiba mais sobre o Prontuário eletrônico do paciente (PEP) na prática!

  • Facilitação para o TISS

A Troca de Informações na Saúde Suplementar, ou TISS, passou a ser obrigatória para a troca de dados por meio digital entre os planos e convênios médicos, se tornando um importante passo para fortalecer o Registro Eletrônico de Saúde, o que diz respeito à questão social mencionada acima.

Com a utilização de um software médico, o preenchimento de guias de convênios e o gerenciamento de faturamentos e glosas são feitos de forma ágil e otimizada, e também é possível gerar arquivos XML com um clique na tela!

  • Facilidade no agendamento e no relacionamento com pacientes: praticidade todos os lados!

Essa é o primeiro benefício que vem na cabeça de quem lista os benefícios com a utilização de um software médico, afinal essa é uma atividade que demanda organização, logística e precisão. 

Com um sistema voltado à isso, além de toda a visão das marcações passadas, presentes e futuras, é possível também que pacientes marquem consultas de maneira autônoma, dispensando a necessidade dele entrar em contato com um atendente ou com o próprio médico.

Software médico traz facilidade em diversas atividades da rotina de um médico!

Além do ganho em produtividade e eficiência nos processos de marcação e desmarcação, funcionalidades como lembretes via e-mail e SMS para confirmação da consulta com os pacientes também estão dentre as mais requisitadas no cenário atual. 

É possível, inclusive, ir além e pensar em estratégias para verdadeiramente nutrir pacientes com informações relevantes para ele, como o envio de emails com conteúdos ou até mesmo felicitações no dia do aniversário deles. 

São fatores importantes para quem tem uma gestão que se preocupa também com o marketing médico voltado a fidelização dos clientes!

Assista o vídeo abaixo para ampliar os horizontes sobre o tema:

Confira dicas para ter uma sala de espera sem reclamações.

  1. Facilitação na oferta do teleatendimento

O atendimento remoto é um assunto que está em alta desde o agravamento da pandemia do coronavírus, temos um artigo super completo sobre a telemedicina (clique) que aborda o tema e nele você pode entender por que ela já merecia toda essa evidência mesmo antes da crise atual. 

Nesse sentido, um software médico entra como uma plataforma facilitadora para que você comece a realizar atendimentos à distância de maneira imediata. A telemedicina chegou para ficar e se tornou questão de tempo para que isso seja consolidado na área da saúde. Não fique para trás!

  1. Liberação de espaço físico e economia de materiais desnecessários (além do viés sustentável!)

O armazenamento de dados de maneira eletrônica faz com que o armazenamento físico dos dados de uma maneira geral se torne totalmente dispensável, grande benefício quando levamos em conta que o Conselho Federal de Medicina obriga a retenção de prontuários por, no mínimo, 10 anos.

Nesse sentido, há economia tanto na liberação do espaço físico que antes era ocupado com um amontoado de arquivos, quanto na necessidade de compra e utilização de papéis, impressoras, cartuchos, pastas, etc.

Seu bolso agradece e o planeta também!

Diante de tudo isso, qual o melhor software médico?

Existem funcionalidades fundamentais que devem ser observadas para que você tenha certeza da melhor performance possível na sua rotina, como a garantia na segurança dos dados e também a disponibilidade de um suporte qualificado e solícito.

Ainda assim, fatores como a integração total de recursos, o armazenamento online, a possibilidade de prescrição digital e a facilidade do uso, apesar de também serem óbvios, não são oferecidos por todas as opções disponíveis no mercado brasileiro.

O importante é pensar na sua rotina, nos processos prioritários que você deseja otimizar e nas possibilidades de funcionalidades que cada empresa possui. Quanto à isso, nos adiantamos para dizer que com a Saúde Vianet você pode contar sem medo de errar.

Conheça o software médico da Saúde Vianet

Os pilares do nosso software médico são o fato dele ser absolutamente completo e integrado, além de fácil de usar. Levamos isso muito à sério, porque temos como missão o uso da tecnologia de forma simplificada para usuários da área de saúde através do desenvolvimento de soluções inovadoras.

Queremos tornar a tecnologia acessível a um número maior de usuários, a fim de levar os seus benefícios ao maior número de pessoas que for possível. Temos compromisso com a entrega de valor aos nossos clientes, por isso investimos em um suporte que além de qualificado, é humano e disponível.

Temos tanta certeza da eficiência do nosso sistema, que oferecemos um período de teste grátis sem a solicitação de dados de pagamento. Transparência para você experimentar e só permanecer se estiver satisfeito com os resultados!

Visite o nosso site e entre em contato com o nosso time para tirar qualquer tipo de dúvida que possa vir a ter. Será um grande prazer iniciar esse relacionamento 💙

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Guia para gestão de clínicas e consultórios

Gerir uma clínica pode ser uma tarefa mais difícil do que gerir um hospital, já que grandes organizações de saúde muitas vezes contam com uma maior estrutura gerencial e com maior refinamento nas soluções de gestão para clínicas. Entretanto, um dos grandes segredos de sucesso para a área particular da saúde é saber encontrar as oportunidades em cada desafio. 

Nesse E-book nós vamos ensinar quais são os maiores desafios de gestão para clínicas e quais oportunidades podem ser encontradas em cada um deles para tornar a sua clínica uma clínica campeã. 

Atendimento ao cliente

Os tempos mudaram, a tecnologia também, e os clientes sabem disso, principalmente quando são pacientes e necessitam de uma aproximação maior. Um atendimento falho pode ser a razão de problemas no relacionamento, como faltas, cancelamentos e reclamações.

Lembre-se que encarar a sua clínica como um negócio, a ponto de pensar em estratégias eficientes de relacionamento com o paciente, é primordial para o seu sucesso. Mas, além de tudo, você também deve mostrar que cada pessoa que recebe atendimento é única, e que a sua clínica irá se preocupar com ela desde o momento de enviar lembretes de consultas até o acompanhamento completo do tratamento e do retorno. Um bom modo de atender às expectativas de seus clientes é seguindo essas 5 dicas para um bom atendimento em nosso blog. 

Monitoramento de pacientes

Se não há preocupação mínima em captar e recuperar os clientes da melhor forma possível, a sua marca não será forte, e não importa a qualidade dos profissionais, pois mesmo em ambientes de saúde, quem também encanta o público é o atendimento fora do consultório. 

Sistemas de relacionamento com o cliente são a grande tendência para a área médica, e os empreendimentos que não se preocuparem com isso correrão o risco de ficar para trás, afinal, relacionamento é tudo, principalmente quando falamos em saúde. Você pode conferir 6 dicas infalíveis para gerenciar a agenda de seus pacientes no nosso blog. 

Arquivamento de dados

Sua clínica ainda utiliza opções ultrapassadas para arquivamento de dados? Como você saberá quais clientes adquiriu ou quantas faltas e perdas teve no mês? Como você consegue identificar quem tem o potencial para ser recuperado? Como você faz para ter um histórico completo, acessível e aumentar a produtividade e a capacidade de atender mais e melhor? Dados na área de saúde são as informações mais preciosas do negócio, e qualquer falha ou forma ultrapassada de arquivamento pode resultar em atrasos, confusões e insatisfação do cliente. 

Contar com um sistema simplificado, de acesso rápido e personalização de acordo com a sua realidade deixará o controle dos dados em suas mãos, e se “informação é poder”, nem precisamos dizer o aumento de eficiência que essa mudança de postura causará, não é mesmo? Conhecer bem todos os seus pacientes, investir em soluções tecnológicas simples, mas ao mesmo tempo inovadoras, e entender que é fundamental contar com processos direcionados especialmente à rotina médica são algumas das oportunidades e soluções de gestão para clínicas para vencer os maiores desafios neste segmento, e se destacar como uma clínica de sucesso. Para avaliar de forma objetiva a performance da seu consultório, confira em nosso blog como Indicadores e relatórios podem revolucionar a gestão de sua clínica

 

Gestão do corpo clínico

A gestão do corpo clínico tem recebido cada vez mais atenção de administradores e estudiosos de organizações de Saúde. Com a alta concorrência, assim como em outros mercados, é comum ver empreendedores da área com grandes dificuldade de encontrar pontos de diferenciação em relação aos seus competidores. Muitos buscam essa diferenciação por meio de soluções mais “óbvias”, como investimentos em melhorias das instalações, em equipamentos mais modernos, ou contratação/qualificação da equipe de atendimento. Essa linha de raciocínio é comum, pois estes são os recursos com os quais os pacientes entram em contato direto. Então, se o paciente se impressiona com toda a estrutura, é natural que haja o aumento da credibilidade e a consequente fidelização.

Mas nem sempre é tão simples assim. E quando não há capital suficiente para investir? Ou ainda, e quando as instalações, equipamentos e pessoal já satisfazem muito bem as necessidades dos pacientes?

Para começar, é necessária uma mudança básica na forma de entender a própria clínica. Atualmente, ter apenas habilidades técnicas não são mais suficientes para ser bom um profissional de saúde. É preciso contar com habilidades e competências que levem à sustentabilidade e a viabilidade do consultório enquanto um negócio. Entenda como a gestão do corpo clínico pode ser um fator de diferenciação em nosso blog.

 

Alinhamento e boa comunicação

Para se dar bem no mercado da saúde, busque sempre incentivar e promover o alinhamento e a boa comunicação entre os diversos profissionais que participam do dia a dia do consultório. Embora médicos, secretários e recepcionistas contem com formações distintas, é necessário que haja uma ponte de conexão, possibilitando que todas as ações praticadas dentro de um consultório visem a produtividade, o bem-estar e também o faturamento. É preciso que haja um intercâmbio harmônico entre todas as informações que circulam entre as equipes técnica e administrativa. Assim, o dia a dia tende a ser mais produtivo e eficaz, gerando reflexos positivos no atendimento dos pacientes. No nosso blog você encontra 9 ideias para gerir equipe e encantar seus pacientes.

 

Padronização de procedimentos

Um dos principais pontos que permite que o trabalho de uma clínica flua de forma positiva é a padronização dos procedimentos. Quando um profissional tem clareza sobre como executar suas atividades e sabe da importância de suas funções, tende a ser mais produtivo e mais feliz com seu próprio trabalho. Por isso é importante que os procedimentos, desde a forma como um paciente deve ser atendido até o preenchimento de fichas contendo o histórico clínico, sejam uniformes e de conhecimento de todos os profissionais da clínica. 

Uma das formas de promover esse tipo de integração, em especial para áreas que possuem conhecimentos distintos, é a informatização. A implementação de softwares para a gestão de consultórios é extremamente positiva na medida em que permite criar uma linguagem comum entre o corpo clínico e a equipe administrativa. Desde a informatização dos prontuários e históricos clínicos, até a sistematização das agendas, há uma dinamização do trabalho, deixando-o mais objetivo. Com isso, os dados circulam de forma rápida e eficiente, facilitando o trabalho de todos. Por fim, é importante que toda estratégia adotada pela clínica em termos de procedimentos faça sentido para todos os profissionais que ali trabalham, pois cada membro precisa estar integrado com o propósito e a finalidade do negócio. Entenda por que é tão importante ter um software para sua clínica.

 

Sintetização de dados

Com a adoção de um software, o gestor pode contar com inúmeros mecanismos para facilitar seu dia a dia. Um desses mecanismos, por exemplo, é o controle automático das agendas por diversas categorias. Por profissional, por dia ou até por localidade. O mais interessante é a gama de relatórios e indicadores gerados pela alimentação diária desses sistemas. É possível contar com relatórios dinâmicos que permitem a visualização do desempenho dos profissionais em relação a tempo de atendimento e de espera na recepção, por exemplo. Qualquer anomalia nos processos estabelecidos pode ser facilmente detectada com a simples interpretação desses relatórios e, com isso, levar à medida adequada de ajuste da equipe para melhorar em determinado aspecto. Outra facilidade é contar com um sistema de organização e arquivamento de dados dos pacientes. Por esse sistema, desde informações como contatos ou endereço podem ser obtidas, até dados relevantes da consulta e pagamentos efetuados. A sistematização de dados permite que cada paciente conte com informações distintas armazenadas de forma integrada, sendo úteis tanto na hora da consulta, quanto para o envio de uma correspondência ou o acerto de uma consulta. Veja em nosso blog 8 características de um bom software de gestão de clínicas

 

Software para atendimento

Ser especializado numa determinada área ou procedimento ou mesmo um bom nome no mercado não são mais suficientes para garantir uma agenda cheia. Muitos médicos e administradores da área da saúde sabem a importância de um bom atendimento dentro de um consultório, porém poucos conhecem como funcionam as ferramentas que podem aprimorar e contribuir para a melhoria da qualidade dos seus serviços nesse quesito específico. 

Um bom software para atendimento tem sido uma das ferramentas mais buscadas para esta finalidade. Construir um atendimento de excelência é um dos pontos de diferenciação que tem chamado muita atenção entre os especialistas em gestão de clínicas e consultórios. É importante saber de que forma um bom software pode ser a solução para o dia a dia da sua clínica, contribuindo para organizar e beneficiar seu contato com o paciente, proporcionando-lhes maior bem-estar e passando uma maior sensação de segurança e credibilidade. Confira em nosso blog 5 dicas para fidelizar pacientes

 

Pontualidade e histórico clínico atualizado

Imagine que você é o paciente. Depois de uma hora de atraso, você entra em uma sala e percebe que o médico faz as mesmas perguntas que havia feito na última consulta. Esse tipo de conduta, além de gerar um enorme desconforto, é uma das principais razões pelas quais a agenda de um consultório atrasa. Por não contar com um histórico clínico bem registrado e organizado, muitos médicos acabam se perdendo na sua própria rotina e prejudicando o andamento do consultório. 

Ter as informações organizadas por meio de um histórico clínico informatizado permite que o médico otimize o tempo das suas consultas, identificando todas as informações necessárias para avaliar e tratar cada paciente, mesmo quando estiver fora do consultório. Por meio de um software de fácil manuseio, é possível não apenas organizar as informações relativas a cada paciente, como facilitar o dia a dia proporcionando um atendimento personalizado e beneficiando a confiança e o vínculo entre médico e paciente. Confira como funciona um prontuário eletrônico do paciente (PEP) na prática

 

Auto-agendamento online, consultas e retorno

Como dito no começo desse E-book, um atendimento falho pode ser a principal razão de problemas de relacionamento entre profissionais da saúde e pacientes. Para evitar esse tipo de situação, um dos recursos oferecidos pelo software é o envio automatizado de mensagens informando sobre as consultas de retorno ou mesmo sugerindo a sua necessidade. Outro benefício do software é o auto-agendamento online. Em caso de falta, o paciente recebe automaticamente um link permitindo um novo agendamento, com as mesmas características do qual não pode comparecer. O médico conta também com ferramentas que permitem a integração de cada prontuário com regras de comunicação, que possibilitam uma melhor adesão do paciente com o seu tratamento. Veja como o auto-agendamento online pode ser o melhor aliado das finanças de sua clínica

 

Integração entre os diversos profissionais da clínica. 

Além de permitir uma boa comunicação entre médico e paciente, os softwares possibilitam um alinhamento e melhor integração entre os profissionais que atuam na clínica, facilitando a comunicação interna e melhorando o relacionamento interpessoal. Com um cadastro do paciente informatizado e integrado com a agenda dos médicos, é possível ter acesso rápido e organizar o dia de forma eficiente e prática. Por ter uma interface online, o software para atendimento também permite que o paciente agende sua consulta sem perder tempo ao telefone. A comunicação junto aos planos de saúde, por meio desse sistema, também pode ser simplificada, evitando assim a perda de tempo para a verificação de condições que afetam o andamento da consulta e do consultório. Com esse tipo de ferramenta, os pacientes certamente se sentem bem recebidos e sabem que contarão com um atendimento individualizado. E, ao contrário do que pensam muitos médicos e administradores, os softwares hoje contam com condições que se adaptam mesmo a clínicas de médio e pequeno porte, possibilitando que mesmo com estruturas pequenas o atendimento seja da melhor qualidade.

 

Conclusão

Como você viu, para se destacar no mercado da saúde é preciso facilitar os processos de sua clínica e do atendimento aos pacientes, assim como aprimorar seu corpo clínico e ter um bom software de gestão de clínicas. Graças à tecnologia, gerenciar os processo do atendimento já não é mais um problema hoje, e investir em soluções modernas representa um ganho para seu consultório. Com a Saúde Vianet você tem acesso à soluções inovadoras que vão simplificar e tornar acessível o uso dessas soluções para sua clínica. Solicite agora uma demonstração e fale com um de nossos consultores para saber como você pode ter acesso ao software médico mais completo, com tudo que você precisa para tornar a sua clínica uma clínica campeã.


O que é o TISS - e por que ele é indispensável para sua clínica?

Se você trabalha com saúde particular no Brasil, certamente já se questionou sobre o que é o TISS. Independente do significado da sigla, sabemos que o TISS está relacionado aos planos de saúde, e por isso o termo tem ficado cada vez mais popular.

Por causa da insatisfação de boa parte dos usuários do SUS no Brasil, as operadoras de serviços médico-assistenciais tem ganhado mercado, e a inovação do modelo de negócio das clínicas populares tem possibilitado maior acessibilidade à saúde particular. 

Veja no infográfico a seguir o que é o TISS – e por que ele é indispensável para a sua clínica:

o que é o TISS - e por que ele é indispensável para a sua clínica.
o que é o TISS – e por que ele é indispensável para a sua clínica.

Nova call to action


Benefícios de um software de gestão para clínicas

Entenda porque é tão importante ter um software para sua clínica

Uma ferramenta para negócios e relacionamento com pacientes

O foco dos médicos e enfermeiros em uma clínica ou consultório deve ser a saúde e o bem estar do paciente, oferecendo um atendimento personalizado, humanizado, diagnósticos precisos e tratamentos efetivos.

No entanto, muitas vezes esses profissionais têm o seu tempo comprometido com tarefas relacionadas à administração do estabelecimento.

Desse modo, quando profissionais de saúde compartilham seu tempo disponível entre atividades relacionadas ao atendimento dos pacientes e atividades administrativas, aumentam drasticamente as probabilidades de erros.

Tais falhas são comumente notadas tanto em procedimentos administrativos e quanto na gestão dos recursos, gerando muitos desperdícios que, obviamente, não são contabilizados, ou ainda pior, nem são percebidos.

Médicos, dentistas, fisioterapeutas e outros profissionais liberais, donos de suas clínicas ou consultórios, de fato não foram preparados para isso lidar com os desafios da gestão, administração e marketing, tão necessários a seu negócio.

Infográfico Grátis datas comemorativas Saúde Vianet

Você é dono de clínica e não usa um software para gerí-la?

Nas clínicas e consultórios que visito pelo Brasil a fora, era – e ainda é – muito comum encontrar desajustes relacionados ao total desencontro de informação. E se a informação em questão for de ordem financeira, a casa passa a ser “organizada” com o samba caótico da contabilidade.

Eis então alguns exemplos clássicos, mais comuns do que se pode imaginar: gastos pessoais misturados aos da clínica; controle de contas a pagar e a receber (falamos mais como controlar as finanças nesse artigo); dificuldade em encontrar prontuários – como digo em alguns consultórios, a “balada das fichas clínicas”; confirmação de consulta e o elevado absenteísmo, controle do faturamento com operadoras de saúde e muito mais pode ser enumerado.

Os empreendedores desse segmento tem conhecimento dos problemas elencados, porém possuem grande dificuldade em dedicar um tempo finito para lidar com a questão de maneira eficiente.

No entanto, a crise econômica atual, tem sido um grande catalisador para busca da eficiência operacional

Simplesmente, não há mais espaço para desperdícios.  Todos problemas citados podem ser reduzidos e até eliminados com a adoção de ferramentas corretas aliados a processos bem definidos. Veja a entrevista de um empresário do segmento falando desse tópico.

Foi para eliminar esse gap na gestão de clínicas e consultórios que criamos o Saúde Vianet – uma plataforma integrada de serviços para área de saúde.

É um conjunto de aplicativos projetados especificamente para este setor. Dedicamos inteligência e esforço para estarmos sempre um passo à frente de nosso tempo, de forma que ajudamos você a ser um empreendedor mais consciente de seu negócio.

“Os empreendedores desse segmento tem conhecimento dos problemas elencados, porém possuem grande dificuldade em dedicar um tempo finito para lidar com a questão de maneira eficiente”

Assim, como empreendedor da área e observador dos fenômenos a ela inerentes, digo que podemos entender este contexto como uma situação limite, na qual é cada vez mais urgente a necessidade de uma gestão mais precisa das informações administrativas.

E, dentro deste contexto, um fenômeno que venho observando – e que merece bastante atenção e cuidado – é o surgimento de uma legião de “Messias da Gestão em Saúde”, ou seja, “salvadores” que prometem revolucionar, como mágica, o quadro desorganizado do empresário deste segmento.

Investir tempo, atenção e dinheiro em propostas com esta abordagem só não será totalmente em vão porque vai te alimentar de esperanças. É duro, mas é isso mesmo!!

Desse modo, antes de buscar cursos com chamadas explosivas, faça o básico e avance um passo de cada vez

Se você percebe que a sua clínica ou consultório ainda está no século passado, não espere mais para atualizar tudo, a hora é agora!

Mas tenha em mente que se trata de um processo que você pode contar conosco nessa jornada.

Somos uma empresa jovem e parceira e vamos te auxiliar em todas as etapas necessárias à transição do uso de fichas clínicas no papel, planilhas de Excel ou mesmo agenda do Google, para uma solução também simples, porém, muito mais poderosa.

É este o seu caso? Seu consultório está no século passado?

Se sim, qual o principal motivo para ainda não ter adotado soluções digitais?

Tudo bem, sabemos que mudar, dar um passo adiante, é sempre um desafio em qualquer área.

Logo, podemos dizer que o fator cultura é um motivo que parece bastante plausível para esta resistência, pois trata-se da tendência inconsciente em fazer as coisas como sempre foram feitas, no piloto automático.

Mas, uma cultura empresarial que nunca é revista contribui para manter o estado das coisas exatamente como elas estão e, consequentemente, para a estagnação do negócio frente à concorrência. 

Então, se a cultura, embora seja um motivo real, não é um motivo plausível, podemos arriscar outro: a validade jurídica do prontuário eletrônico.

Este é um dos argumentos que mais escuto para justificar a adoção PARCIAL de um software para clínica, ou seja, mantendo a gestão das informações dos pacientes em papel.

Posso afirmar que essa alegação carece de solidez por uma série de argumentos que, por si só, dariam origem a um outro artigo.

Antes de mostrar alguns fatos, faço questão de pontuar que é um tanto perigoso comprometer a estrutura gerencial de várias áreas de um negócio por conta de um ponto específico.

Ou seja, não se pode perder a oportunidade de reduzir o número de faltas com uma agenda inteligente, de melhorar o controle de recebimentos com um faturamento integrado à agenda ou de conhecer o fluxo de caixa da sua clínica pelo medo da adoção de uma ferramenta nova.

Mas, apenas para ilustrar, coloco aqui apenas dois fatos simples: 1) a assinatura digital com certificação eletrônica equivale a uma assinatura física e 2) o Prontuário Eletrônico do Svianet está preparado para isso (alternativamente, você pode manter o modus operandi padrão para os pacientes “mais complicados”).

Imagine o quanto você perde ao não adotar a nossa tecnologia, que vincula dados do prontuário ao relacionamento com paciente, segmentando-os com base no valor de uma variável, ou seja, com base no que foi preenchido num determinado campo.

Um exemplo disso, seria programar uma mensagem apenas para os pacientes em que a variável Diagnóstico tenha sido preenchida com determinado valor X, podendo enviar uma sequência de mensagens altamente personalizadas.

O sistema ainda permite que você crie uma segmentação ainda mais específica, adicionando um filtro por idade, por exemplo. Desse modo, você pode enviar mensagens apenas para mulheres acima de 40 anos diagnosticadas com esta variável de valor X.

Uma avaliação rápida deste exemplo já é suficiente para a adoção de uma plataforma integrada de gestão, pois mostra uma solução em que é os resultados são mensuráveis e perceptíveis num curto prazo, uma vez que o paciente se entende mais acolhido, tende a confiar mais na instituição e agrega muito mais valor ao seu atendimento.

Se ter um prontuário ágil, juridicamente válido e integrado a uma ferramenta de comunicação não lhe parece algo muito próximo das suas necessidades, imagine algo mais corriqueiro.

Imagine a praticidade de ter, no seu bolso, acesso ao prontuário de seu paciente quando precisar. Agora pode parecer pouco palpável, mas da próxima vez que tiver que fazer uma consulta rápida e urgente à informação de qualquer paciente você vai se lembrar deste artigo.

Eu não poderia deixar de falar do gasto com papel, e o espaço físico necessário para armazenamento. Quantas vezes você já reescreveu a mesma informação sobre um paciente, simplesmente por não localizar sua ficha?

Com os exemplos acima fica fácil entender por que contratar um Software para gestão de clínicas e consultórios é tão indispensável hoje em dia. 

É o tipo de solução que se reverte em economia de tempo, por simplificar as rotinas administrativas, e em aumento de faturamento, por ajudar na captação e manutenção de pacientes.

Sabemos o quanto suado é seu dinheiro e fazemos que valha a pena para você.  

E o melhor é que você não precisará gastar uma fortuna nesta implementação. Fale com a gente e tire todas as suas dúvidas.

PRINCIPAIS  BENEFÍCIOS DO USO DE UM SOFTWARE PARA GESTÃO DA CLÍNICA 

Agenda eletrônica

Essa agenda de fato ajuda na redução da abstenção, podendo utilizar uma estratégia de múltiplos canais de comunicação com o paciente: email, SMS e torpedo de voz. Apenas com SMS sabemos que recuperamos em torno de 40% dos faltosos. Além disso, nossa agenda é perfeita para clínicas com mais de 5 profissionais.

Integrada a uma central de telefonia, pode registrar um histórico completo de toda a comunicação realizada com o paciente. A economia é sentida logo nos primeiros dias, com muito mais agilidade na localização de horários disponíveis.

A agenda do Svianet, confirma o atendimento, vincula a mensagens posteriores de relacionamento, coleta pesquisa de satisfação, mede a produtividade dos colaboradores e possibilita uma série de outros indicadores, como o tempo de espera ou atraso no atendimento. É uma pequena revolução!

Além disso, podemos publicar a agenda da clínica de forma online. Veja como exemplo a agenda da Clínica Facilitaem Salvador e da Clínica Dr. Sem Filasem Goiânia  

Eu digo que quem usa a agenda do Svianet trabalha mais feliz e se percebe mais produtivo.

Digo isto com segurança, pois é este o feedback que as secretárias tem nos passado é justamente de que “o uso de software para consultórios médicos é bem amigável, tornando as tarefas mais simples e tudo mais inteligente”.

Prontuários Eletrônicos

Empregando um sistema médico online, pode-se ter acesso a todas as informações dos pacientes a partir de qualquer lugar, não é preciso estar necessariamente na clínica.

Nossos clientes adoram a portabilidade e o acesso pelo celular, inclusive tirando fotos. Estas ferramentas criam um vínculo muito mais próximo de quem é cuidado pelo consultório, contribuindo para um atendimento personalizado, competente e mais humano. E com validade jurídica, sim senhor, pois podemos utilizar o sistema de assinatura digital.

Conectividade 

Com um sistema médico online, você pode ter acesso a todas as informações dos pacientes de onde você estiver. Prontuários, cadastros e agenda médica estão disponíveis em qualquer dispositivo conectado, como tablets e smartphones.

Atendimento personalizado e humanizado

Estas ferramentas permitem um contato muito mais próximo do paciente, colaborando para um atendimento personalizado e mais humano.

Conhecimento profundo dos pacientes

Um Prontuário Eletrônico tão bem elaborado como o do Saúde Vianet permite uma melhor gestão ao gerar estatísticas sobre os pacientes, possibilitando um melhor conhecimento dos mesmos com base em informações das consultas realizadas.

Acessível/Baixo custo de implantação

O custo de implantação é proporcionalmente baixo e acessível, considerando todas as vantagens em termos de ganho de tempo, melhorias no atendimento e, como consequência, um ganho de prestígio substancial da imagem da clínica perante seus públicos. O investimento de implantação acaba compensando os gastos com papéis, material de arquivo, insumos físicos e tempo da equipe.

Segurança das informações

Os dados abrigados por um software de gestão de clínicas são extremamente seguros. Há diferentes níveis de usuários com diferentes níveis de permissões para acessar dados de pacientes, informações administrativas e financeiras. Ainda que o software seja acessado via web, há alta tecnologia empregada para proteção dos dados, a fim de que nada seja vazado e acessado de forma indevida. Os softwares mais modernos utilizam o sistema de armazenamento de dados na nuvem, o que propicia a realização de backups constantes do conteúdo armazenado.

Gestão de estoques e do relacionamento com fornecedores

O gerenciamento de estoques, recursos humanos, negociações com fornecedores e outros aspectos importantes da administração e infraestrutura da clínica se torna muito mais prático de ser executado por meio das diversas funcionalidades do software. Ele fornece estatísticas inteligentes e muito importantes para a gestão da clínica.

Uso amigável

Muitos softwares possuem uma interface simples, com telas de fácil navegação, mas deixam a desejar no que diz respeito a como o processo foi desenhado. Para avaliar melhor, fique atento à quantidade de campos e de cliques necessários para alternar entre campos e páginas.

Controle financeiro

Vários softwares oferecem uma ferramenta para análise de ganhos e gastos: os valores oriundos de cada convênio, os valores de pacientes particulares, propiciando realizar todo o fluxo de caixa da clínica de maneira simples e organizada.

Além disso, geram recibos e permitem acesso a modelos de e-mails prontos. O sistema oferece a opção de relatórios completos de atendimentos, de produtos comprados, de gastos e recebimentos.

Muitos softwares disponibilizam planilhas de organização de contas a pagar, folha de pagamentos, compras do consultório e substituição de equipamentos. Fornecem gráficos automáticos com métricas.

Redução de custos

Eu sei que você deve estar se perguntando sobre os gastos que esse sistema de gestão acarretará ao seu orçamento.

É necessário, sim, um investimento para a implantação de um software desse tipo, mas o retorno vem através de aumento de produtividade, redução de tempo gasto na realização de atividades rotineiras, benefícios para os profissionais envolvidos no negócio e para os pacientes.

Um negócio automatizado e mais organizado certamente tem seu desempenho otimizado em até 30%.

Em resumo, tratamentos e procedimentos bem gerenciados levam a custos mais enxutos, a uma maior rentabilidade para a clínica, à redução de desperdícios e de gastos desnecessários, à economia de tempo dos profissionais de saúde e da equipe administrativa e, o mais importante: a pacientes atendidos com eficiência e mais satisfeitos, o que poderá levar mais e mais pacientes a procurarem pela clínica.

Software para clínicas populares: empresário revela qual o melhor


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Empresário revela os bastidores de uma clínica popular

Para tornar mais palpável tudo o que foi apresentado no e-book anterior, fizemos uma breve entrevista com o Empresário Paulo Campos.

Diretor da Clínica Facilita, sediada no coração financeiro de Salvador, a maior capital do Nordeste, nos passou uma visão bem completa do universo de Clínicas Populares.

Nesse rápido bate-papo, ele mostra como vislumbrou a oportunidade de mercado e como o uso de recursos tecnológicos tem sido essencial na difícil tarefa de manter o complexo negócio inteiratamente sob controle.

Ele não abre mão dessa estratégia para se manter competitivo no mercado, uma vez que a boa oportunidade atrai diversos competidores, tornando imprescindível a necessidade de estar sempre à frente.

Entrevista

Dentre tantas opções de negócio a se montar na área da saúde, por que uma clínica popular?

Na verdade, acho o termo “Clínica de Varejo” mais adequado, pois mostra que é uma clínica mais acessível às pessoas, independente de elas terem plano de saúde ou não. Este é, inclusive, o modelo mais visto nos Estados Unidos, por exemplo.

A ideia de montar a Clínica Facilita foi, justamente, pensando em tornar o acesso a saúde mais fácil, num cenário em que muitos estão perdendo seus planos de saúde ou são mal atendidos pela rede pública.

Desde o início do projeto, o nosso foco principal era de criar uma clínica que fosse mais fácil de as pessoas chegarem, mais fácil de marcar uma consulta e se consultarem. Tivemos a preocupação de ter um local com estacionamento, de ter ponto de ônibus perto, dentre outros detalhes.

Facilidade, ambiente confortável e qualidade de atendimento são valores que pretendemos replicar em todas as unidades futuras da Clínica Facilita.

Quais as principais dificuldades encontradas para montar uma equipe multidisciplinar?

Realmente, não é uma coisa simples montar uma equipe multidisciplinar, com diversos profissionais, de diferentes áreas da saúde. É papel do gestor da clínica captar estes profissionais no mercado e, para isso, ter um bom Diretor Técnico e uma estrutura adequada que passe segurança aos profissionais é fundamental.

Visto isso, o próximo passo é divulgar a clínica, mostrar que chegou no mercado local, o que acaba atraindo profissionais. Isso permite que se vá montando a equipe aos poucos, pois, às vezes você tem a procura pela especialidade, mas não tem o profissional; outras vezes, se tem o profissional de uma especialidade que não tem demanda.

Então, para encaixar esse processo, é preciso muita estratégia e muita visão do mercado local. Acredito que seja uma das maiores dificuldades para quem está montando uma clínica nova: encaixar a demanda de pacientes com a oferta de médicos.

Vimos a formação de grandes grupos neste segmento, como Dr. Consulta, e a pulverização local, ainda que regional, desse Modelo. Quais os principais desafios para uma eventual consolidação diante, por exemplo, da forte concorrência no segmento?

Em todo mercado tem concorrência. Se você tiver medo de concorrência, não abre negócio em nenhum lugar do mundo, em nenhum país, nem no Brasil, nem em Salvador, enfim…

Temos que estar prontos para abrir o nosso negócio e trabalhar prezando pela qualidade. Deve-se pensar sempre em atender o paciente da melhor maneira possível. É importante se lembrar, também, do paciente enquanto cliente. Ele deve pagar um preço justo pelo serviço prestado, para que retorne sempre. Assim, nós podemos crescer e expandir nosso negócio, seja através de franquias, seja através de novas unidades, etc.

Essa é a nossa visão aqui na Clínica Facilita: crescer com qualidade, de forma sustentável para nos consolidarmos no mercado aos poucos.
Não temos medo de concorrência, pois isso faz parte de qualquer mercado aberto e acredito que esse formato de negócio tenda a se consolidar nesse mercado de clínicas. Pretendemos e esperamos,ser um dos players desse novo mercado.

Então, vocês estão abertos a franquear?

Sim, temos interesse em franquear. Estamos nos estruturando para que isso já possa ocorrer a partir do segundo semestre de 2017. Já há empresários interessados em conversar a respeito. Porém, só teremos mais detalhes do processo a partir do próximo semestre, quando já estivermos mais estruturados, uma vez que um negócio de clínicas é muito complexo e os procedimentos tem que estar muito amarrados.

Qual a importância do Marketing na estrutura de custos para iniciar e manter rodando um negócio desse tipo?

Um bom planejamento de Marketing é fundamental para o início de qualquer negócio, independente do segmento. Na área de Saúde não é diferente. Por muitos anos, talvez a questão do Marketing na área de Saúde tenha sido um pouco negligenciada por conta dos planos de saúde, que eram a grande fonte de clientes para uma clínica recém criada. Hoje em dia, já não é mais assim. Por isso, é imprescindível ter um bom plano de Marketing, criar uma boa marca ou ter uma boa marca por trás, como por exemplo, a da Clínica Facilita.

Essa marca que nós temos demandou um custo alto e muito trabalho para ser denvolvida. As pessoas não tem noção do quanto é trabalhoso criar uma marca consistente, colocá-la no mercado e fazer com que as pessoas conheçam e tenham contato com ela. Então, o Plano de Marketing é fundamental, desde a contratação de uma agência de publicidade para a criação da marca, a escolha das mídias que você vai utilizar para divulgar, o investimento que você vai fazer em cada mídia, porque o retorno de cada mídia é diferente…

No início você não tem escala, então usar mídias mais pulverizadas como rádio ou TV acaba não trazendo o volume necessário versus o que se investiu. É preciso ser uma coisa muito bem pensada, e que às vezes o empreendedor na área de saúde, principalmente quando não tem experiência no segmento de varejo, acaba tendo dificuldade ou investindo muito e não tendo retorno, ou mesmo investindo aquém do necessário para fazer com que o negócio tenha o movimento necessário para girar sozinho.

O que foi determinante na escolha do software para o grupo?

Nós pesquisamos muito e vimos os diversos Softwares do mercado. Avaliamos diversos fornecedores na Bahia e em São Paulo, e optamos pelo Saúde Vianet porque, na minha visão, ele é o Software que melhor atende ao nosso estilo de marcação, tem o aspecto visual mais confortável, mais facilidade na importação de dados, facilidade de manuseio por parte da equipe e, sem dúvida, o maior potencial de desenvolvimento tecnológico.

Existiam softwares mais antigos no mercado e mais caros. Mas optamos por aquele que entendemos como parceiro, capaz de crescer junto conosco, agregando cada vez mais novas opções e funcionalidades no software de acordo com a nossa necessidade – e é o que vem acontecendo nesses 6 meses de operação, o software vem evoluindo juntamente com a clínica.

Como você cuida da comunicação com os seus pacientes?

Nós temos uma agência de publicidade que cuida da nossa comunicação e cria nossas peças – tanto as que rodam em nossas TV´s internas, quanto as que vão para o mercado. Obviamente, tudo ocorre com meu acompanhamento, que sou o gestor e, por isso, é meu papel pensar na estratégia, junto com a agência, para podermos comunicar ao mercado.

Também utilizamos o telemarketing, utilizando a base de pacientes que fomos criando ao longo da evolução do negócio, SMS e emails, que são ferramentas que já estão disponíveis no Saúde Vianet.

Uma clínica popular tem um fluxo de pacientes muito alto. Como a sua recepção consegue organizar o alto fluxo de agendamentos e ainda dar conta do atendimento aos pacientes?

Esse é um ponto, de novo, importantíssimo não só para clínicas, mas para qualquer negócio: sem controle não há gestão, e se você não faz a gestão do seu negócio, naturalmente, você não vai ter sucesso. Uma coisa deriva da outra.

Você precisa controlar custos, as receitas, a curva de quais médicos estão produzindo mais, quais especialidades são mais procuradas, quais são as maiores despesas da sua clínica, de onde vem o seu cliente, qual o perfil do seu cliente, etc.

Isto é, um somatório de informações que, se não forem tratadas pelo gestor, as chances de se obter sucesso em qualquer negócio – não só em clínicas – é muito pequena.

E o mundo está cada vez mais complexo, você precisa ter indicadores sempre à sua mão, de forma fácil, de visão simples, para você poder monitorar o seu negócio, orientar a sua equipe e conquistar cada vez mais clientes.

Como você faz para organizar as informações dos pacientes? E os documentos produzidos nas consultas?

Minha organização é pautada numa geração mínima de papel.Os laudos e as receitas são levados pelo paciente. Já as solicitações de exames, nós as guardamos por alguns meses, muito mais para efeito de arquivo e controle dos pacientes, o que gera muito pouco documento físico.
No entanto, guardamos uma versão impressa de alguns poucos relatórios do negócio, como por exemplo, de faturamento e despesas. Conduzimos dessa forma porque não faz sentido acumular papel, em pleno século XXI, a menos que seja realmente necessário.

Para dar conta de tudo, é necessário muita organização. Como otimizar a gestão de tantas informações, mantendo uma equipe o mais enxuta possível sem perder a qualidade e a confiabilidade das informações?

Isso varia muito com a experiência do gestor. Você tem que manter a sua equipe organizada, manter seus controles em dia, ter os procedimentos operacionais corretos, afinal, estamos falando de clínica, de saúde das pessoas.

Para a equipe de recepção conseguir dar conta da quantidade de movimento da clínica, atendimento telefônico, conferência de agendamento online, recepção na porta, suporte aos médicos que podem precisar de alguma coisa, etc., é, realmente, muita coisa ao mesmo tempo. Para mim, o mais importante é padronização do atendimento e, treinamento da equipe.

Se você não tiver um treinamento padrão para a sua equipe, se você não orientar como o atendimento deve ser feito as coisas se embolam, a equipe não prioriza o que deve ser feito e acaba que o paciente sente isso durante a confusão que vira a recepção com tanta coisa acontecendo ao mesmo tempo.

Então, o Software vem muito para ajudar: uma vez que ele é fácil de ler e fácil de mexer, acaba economizando tempo da equipe para que ela possa se dedicar melhor ao atendimento ao público.

Se você perde muito tempo com o software, acaba não tendo tempo para se dedicar ao que é mais precioso para o seu negócio: o seu cliente.


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