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Como ter uma gestão eficiente da sua clínica?

A gestão de uma clínica é uma tarefa que depende de vários processos, e essa função demanda uma grande responsabilidade da parte dos gestores. A preocupação em evitar erros, diminuir desperdícios, não oferecer riscos aos pacientes e ainda garantir que os profissionais que trabalham com você não fiquem sobrecarregados toma grande parte da agenda do gestor de uma clínica.

A dedicação à esses pontos pode garantir o aprimoramento dos processos da sua clínica. Entretanto, quando não há um bom planejamento, ou quando o gestor não conta com uma visão geral do funcionamento da clínica o trabalho de gestão se torna improdutivo.

Para te ajudar a solucionar problemas de produtividade, nós do Saúde Vianet preparamos algumas dicas de gestão eficiente da sua clínica, do agendamento até o final da experiência do seu paciente – que no melhor dos casos, significa a fidelização.

Veja a seguir as dicas de como ter uma gestão eficiente da sua clínica:

1 – Garanta a facilidade na hora do agendamento com o Auto agendamento online.

Um bom atendimento começa na facilidade do agendamento. Com o auto agendamento online do Saúde Vianet você agiliza o agendamento das suas consultas e oferece mais comodidade aos seus pacientes.

Esse recurso permite disponibilizar um link com acesso a agenda dos profissionais da sua clínica. Os agendamentos solicitados pelos pacientes ficam sujeitos à aprovação antes de ocuparem um horário na agenda, garantindo o controle total do processo.

2 – Confirme consultas com antecedência.

Pacientes faltantes podem prejudicar o andamento das consultas. Por isso, procure sempre confirmá-las com um ou dois dias de antecedência, por meio de lembretes via WhatsApp, SMS ou por ligação telefônica.

Esta ação ajuda a diminuir as faltas por esquecimento e a organizar outros pacientes que podem vir a ser atendidos para preencher a lacuna dos ausentes.

3 – Unifique compromissos entre os profissionais da sua clínica.

Um grande erro que pode ocorrer em clínicas médicas é cada profissional cuidar da sua própria agenda, sem ter noção do andamento dos compromissos de seus colegas. Essa atitude pode fazer com que haja uma perda de controle, sobrecarga de profissionais e subutilização de outros, gerando a perda de controle e dificuldades em gerenciar a agenda de pacientes.

Para evitar esta situação, é preciso que todas as agendas sejam unificadas, possibilitando um melhor controle e distribuição das consultas.

4 – Diminua os riscos para seus pacientes.

Quando se fala em gestão eficiente da sua clínica, a prioridade sempre deve ser o paciente. A gestão da informação dos dados dos seus pacientes é importante para garantir tanto sua privacidade quanto a adequação dos procedimentos de seu tratamento.

Nesse caso, o prontuário do paciente auxilia na melhoria das recomendações de infecção hospitalar, corrigindo eventuais problemas e indicando a terapia mais adequada para seu tratamento.

5 – Diminua os custos do seu consultório médico.

A organização de custos é importante para o aumento do faturamento da sua clínica, e o prontuário do paciente possibilita desde a redução do desperdício de medicamentos que seriam prescritos de forma redundante, até a diminuição do uso de materiais de escritório, como papel, impressão e pastas.

Dessa forma, a implementação do prontuário do paciente no seu consultório médico reduz significativamente os custos da sua clínica por atendimento, aumentando seu lucro.

6 – Evite glosas e problemas de cobrança.

Glosas são recusas no pagamento das cobranças de consultas efetuadas por convênios de saúde. A maior parte das glosas acontece por erros comuns na fase pré-analítica, no agendamento e atendimento ao paciente.

Com o prontuário do paciente, as informações sobre os procedimentos cobertos (ou não) por um determinado plano de saúde são vistas de forma automática e em tempo real. A solicitação para exames, por exemplo, não fica parada na área de autorização e é possível saber todas as regras de coberturas dos convênios/planos e, assim, identificar qualquer possível desvio.

7 – Tenha um bom CRM para sua clínica.

A importância do CRM para clínicas é enorme, visto que todos os processos de um empreendimento da área da saúde são voltados para a satisfação e o bem estar dos pacientes.

Garantir que o seu paciente esteja satisfeito com sua clínica durante o tempo do atendimento é o mínimo com que uma clínica deve se preocupar, mas se assegurar de que a experiência do paciente seja boa mesmo após o atendimento é a garantia de que aquela consulta resulte em um retorno, ou no melhor dos casos na indicação de outros pacientes.

8 – Saiba como emitir nota fiscal eletrônica na sua clínica.

Com o módulo financeiro do Saúde Vianet você pode gerar boletos para os seus pacientes a baixo custo e acompanhar seus respectivos status de pagamento dentro da própria plataforma.

O Super Boleto Saúde Vianet aplica um valor fixo por boleto, cobrado apenas quando o pagamento é realizado pelo seu paciente. Basta configurar o sistema para gerar seus boletos de maneira fácil e prática, minimizando a necessidade de diversos sistemas para gerenciar suas informações financeiras.

9 – Acompanhe os relatórios financeiros da sua clínica.

Boa parte dos profissionais de todas as áreas tem como principal fator de sucesso o retorno financeiro. Certamente o lucro é algo positivo no cenário de toda empresa, porém não é só ele que deve ser medido.

Por meio de um software é simples gerenciar despesas e receitas da sua clínica, dando uma visão clara sobre onde a maior parte dos recursos é consumida e o que pode ser reavaliado dentro de um cenário de economia, por exemplo.

10 – Conte com um sistema de gestão de atendimento.

Não adianta ter todas essas funcionalidades que citamos acima se você não tem uma boa gestão de atendimento ao cliente.

Sabemos que muitas vezes o médico também é o responsável por atender, agendar e confirmar as consultas dos seus pacientes, ou então, possui uma secretária fixa para essa função, o que muitas vezes gera um alto custo e o atendimento nem sempre fica personalizado para atender seus pacientes.

E vale lembrar, que mesmo que você seja um ótimo profissional, se o seu cliente não for bem recepcionado no seu primeiro contato, ele pode desistir da consulta antes mesmo de te conhecer. Com isso, o impacto financeiro em sua clínica pode ser grande.

Por isso, prezar sempre por um bom atendimento, desde a marcação se uma consulta, é fundamental para o sucesso e diferencial da sua clínica.

E para quem deseja reduzir custos e ainda ter um atendimento personalizado e realizado por especialista, pode contar com o serviço de secretária virtual.

Alguns clientes do Saúde Vianet estão tendo sucesso nas marcações e acompanhamento de suas consultas graças aos serviços da JobHome.

A JobHome traz para o mercado de Call Center o melhor conceito de Home Office, com profissionais qualificados que aliados a tecnologia, produzem muito mais e muito mais motivados. Aumentando assim, a qualidade do seu atendimento e a satisfação de seus clientes!

 

Serviço de secretária virtual da Job home


Gestão de clínicas com foco em pacientes: 5 dica infalíveis.

A partir do avanço tecnológico e midiático, os serviços tendem a desenvolver cada vez mais uma didática voltada ao ser humano. Nesse sentido, a mudança na gestão de clínicas médicas é direcionada à relação com os pacientes.

Para melhorar essa relação médico – paciente, entender o público alvo é uma necessidade. Ter as definições de faixa etária, gênero e classe social, podem facilitar o melhor atendimento dos pacientes. Além de estabelecer maior confiança entre paciente e médico, tornando possível um melhor diagnóstico e tratamento. Isso atrelado a concorrência de mercado gera a necessidade de uma melhor gestão de clínicas com foco nos pacientes.

Veja agora 5 dicas de gestão de clínicas com foco em pacientes.

1. Estabelecer uma conexão com as pessoas.

Manter o foco nos pacientes é o primeiro passo, estabelecer uma conexão com a pessoa é um nível além do primeiro contato. Pode parecer óbvio, mas nem sempre é um objetivo dos profissionais da área.

Procure ouvir o paciente, e o contexto no qual o mesmo está envolvido. Seja ele familiar, social ou até mesmo profissional. A saúde do paciente é um reflexo de sua vida. Ou seja, entender o paciente e sua vivência permite tanto ajudá-lo e estabelecer a confiança necessária entre médico-paciente.

2. Invista no seu consultório.

O consultório é o primeiro contato que o paciente tem com o médico. Assim, é importante que o mesmo esteja sempre a favor do paciente.

A sala de espera é o ambiente onde o paciente aguarda para ser atendido. Utilize poltronas ou estofados confortáveis, mantenha as revistas atualizadas e a televisão ligada, para distrações em caso de atrasos. Tudo para gerar conforto aos pacientes e seus acompanhantes.

3. Tenha uma equipe bem preparada.

Uma clínica médica é acima de tudo uma empresa, e como qualquer outra, a equipe é o coração da organização. Portanto, a escolha da equipe presente na clínica é imprescindível para estabelecer uma melhor relação médico-paciente.

Lembre-se que a recepção é o primeiro contato que o paciente tem com você, ou seja, a atuação desse setor é crucial, pois a primeira impressão para o público vem do seu contato com a recepção. Portanto, o treinamento e o preparo da equipe é muito importante.

4. Procure ser paciente.

Ter paciência é uma característica importante e deve ser inerente ao profissional da saúde, bem como todo o Corpo Clínico presente no consultório. É necessário lembrar que o paciente já está sobre pressão e muitos sentem-se extremamente ansiosos apenas pelo fato de terem uma consulta agendada.

Por isso é de extrema importância trabalhar a sua capacidade empática e ser paciente afim de ter um atendimento eficaz e focado no paciente.

5. Utilize um bom software de gestão de clínicas.

Já falamos antes sobre a importância de saber utilizar a tecnologia a nosso favor. Quanto a relação médico-paciente, um bom software de gestão clínicas tende a otimizar os processos e estreitar as relações.

Recursos como o Prontuário Eletrônico de Pacientes (PEP) são uma ferramenta que pode cumprir essa tarefa. O PEP é um instrumento adequado para o cadastro de informações de pacientes. Auxiliando na melhor gestão clínica voltada para o melhor atendimento ao paciente.

Essas são cinco dicas infalíveis para otimizar o seu contato com o paciente. Seguindo essas etapas, você consegue tanto desenvolver seu atendimento quanto satisfazer seu público nesse ramo tão competitivo.

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6 dicas infalíveis para gerenciar a agenda de pacientes

Ter uma estratégia bem definida para gerenciar a agenda de pacientes resulta em um consultório médico mais produtivo e com maior retorno de satisfação pelo bom atendimento.

Mas, como gerenciar a agenda de pacientes e tornar a organização mais fácil, trazendo melhorias para o desempenho de sua clínica?

Caso você ainda não saiba por onde começar, confira essas seis dicas infalíveis para gerenciar a agenda de pacientes!

Como gerenciar a agenda de pacientes de forma organizada?

Para que a sua clínica se torne uma referência em atendimento aos pacientes, é preciso colocar algumas ações em prática. Veja as principais:

#1 Estime um tempo aproximado de atendimento

Sabemos bem que cada consulta é diferente e definir um tempo exato para cada uma é inviável. No entanto, é possível estipular a duração aproximada de cada atendimento.

Por exemplo, se cada consulta leva cerca de 30 minutos, você pode definir um intervalo de 15 minutos entre elas. Dessa forma, você terá um tempo extra caso haja algum imprevisto ou um atendimento leve mais tempo que o estipulado, sem prejudicar o horário do próximo paciente.

#2 Confirme consultas com antecedência

Pacientes faltantes podem prejudicar o andamento das consultas. Por isso, procure sempre confirmá-las com um ou dois dias de antecedência, por meio de lembretes via WhatsApp ou por ligação telefônica.

Esta ação ajuda a diminuir as faltas por esquecimento e a organizar outros pacientes que podem vir a ser atendidos para preencher a lacuna dos ausentes.

#3 Unifique compromissos

Um grande erro que pode ocorrer em clínicas médicas é cada profissional cuidar da sua própria agenda, sem ter noção do andamento dos compromissos de seus colegas.

Com o passar do tempo, essa atitude pode fazer com que haja uma perda de controle, sobrecarga de profissionais e subutilização de outros, gerando a perda de controle e dificuldades em gerenciar a agenda de pacientes.

Para evitar esta situação, é preciso que todas as agendas sejam unificadas, possibilitando um melhor controle e distribuição das consultas.

Se sua clínica tem diversas agendas, a sua equipe de recepção pode gerenciar melhor os compromissos com sistemas que permitam uma visão simultânea das diversas agendas.

#4 Utilize um software de gestão de clínicas e consultórios

Deixe de lado os apontamentos, as agendas e as fichas em papel. Na era digital, esse tipo de controle está cada vez mais obsoleto e, futuramente, isso não deverá mais fazer parte de empresas de saúde.

Como a tecnologia está modificando todos os processos, apostar nela é fundamental para tornar o dia a dia de sua clínica mais eficaz.

Existem ferramentas de gestão e agendamento de consultas digitais que são bastante práticas. Com elas, é possível marcar e desmarcar consultas, fazer anotações, enviar notificações, personalizar datas de acordo com a disponibilidade do médico, entre outras funções. Tudo é feito de forma rápida e integrada entre profissionais de toda a clínica.

Esses softwares possuem um custo relativamente acessível. Há versões online — que não exigem a instalação de nenhum programa — e versões mobile — que geram mais autonomia para a marcação de consultas de onde o paciente estiver.

#5 Promova treinamentos com os funcionários

Não importa qual o método que você escolheu para gerenciar a sua agenda. Seja com aplicativos, agendas digitais ou softwares de gestão, sua equipe vai precisar estar sempre bem instruída sobre como utilizar essas ferramentas. Assim, será possível lidar com imprevistos eficientemente e gerenciar o seu tempo da melhor forma possível.

#6 Invista em uma agência de marketing médico

Ter uma agência de marketing médico cuidando da sua imagem perante o seu público é mais assertivo do que fazer isso sozinho ou com a colaboração de quem detém pouco conhecimento sobre o assunto. Além de elevar o seu marketing a um nível profissional, permite que você e sua equipe se dediquem aos seus pacientes.

Só tenha cuidado ao realizar a contratação da sua agência para que isso não se torne um problema, ao invés de uma solução. Tenha certeza de que ela conhece o que é preciso para fazer um marketing ético e eficaz, e que atenda aos seus critérios.

Agora, mãos à obra!

Como você viu, é preciso facilitar os processos de sua clínica e do atendimento aos pacientes. Graças à tecnologia, gerenciar a agenda de pacientes já não é mais um problema hoje e investir em soluções modernas representa um ganho para seu consultório.

Sobre o autor

Bruna Rezende, é economista, especializada em Administração pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), e mestranda em Administração em Gestão na Saúde pela Universidade do Estado de Santa Catarina (UDESC). Empresária com mais de 10 anos de experiência em marketing, fundadora e CEO da E-saúde, agência de marketing especializada na área da saúde, que possui vasta experiência com o segmento.


5 Dicas para Fidelizar Pacientes - S.Vianet

5 dicas para fidelizar pacientes

Criar estratégias para fidelizar pacientes pode ser o caminho mais eficiente para se alcançar o sucesso e os resultados desejados.

Isto ocorre porque, normalmente,, o paciente que procura uma consulta de uma determinada especialidade médica irá se deparar com milhares de opções de profissionais. Por isso, tornar-se a melhor escolha nesse universo de possibilidades é cada vez mais necessário.

Sabemos que o paciente necessita, cada vez mais, de experiências que vão além da simples consulta médica.

Eles querem chegar em um consultório ou clínica e ter um excelente atendimento, encontrar um ambiente agradável e não precisar esperar horas para ser atendido. E é por isso que a fidelização dos pacientes é tão importante quanto saber diagnosticar ou prevenir uma enfermidade.

A qualidade do atendimento, o conforto do ambiente, o tempo de espera e outros fatores são percebidos pelo seu paciente nos níveis consciente e inconsciente.

Desse modo, você terá fidelizado o seu paciente quando causar nele uma sensação, ou seja, quando o seu atendimento como um todo produzir uma impressão emocional e psicológica positiva que vai além do crivo racional.

Além disso, os pacientes fiéis tendem a continuar o tratamento e indicar o trabalho para amigos e conhecidos, por se sentirem seguros e confiantes em relação ao profissional.

Conheça 5 dicas para fidelizar pacientes

Todo o esforço no sentido de fidelizar pacientes é, no final, bastante compensador. É preciso lembrar que, em geral, o paciente procura o médico quando já está doente ou com dor e, por isso, está mais sensível a tudo o que acontece. Neste momento, é preciso ter em mente que ele precisa (e quer) ser bem acolhido.

Estratégias simples podem ajudar muito nesse processo. A seguir, conheça 5 dicas para fidelizar pacientes que irão ajudar você a ser destaque e referência na sua área de atuação.

  • Valorize o visual do seu espaço de trabalho

    A sala de espera é o primeiro contato que o paciente tem com os seus serviços. Por isso, valorize cada detalhe e preocupe-se em fazer com que ele se sinta confortável. O primeiro passo é cuidar para que o ambiente não passe uma sensação de frieza.Mantenha disponível jornais e revistas, deixe a TV ligada em um conteúdo agradável (preferencialmente uma TV Corporativa) e tenha muito critério ao escolher a música que irá tocar no ambiente, disponibilize Wi-Fi e ofereça água, chá, café e biscoitos.Caso seja possível, personalize o ambiente de acordo com o tipo de público que você costuma receber.

    Para um obstetra, uma ótima ideia seria disponibilizar informativos sobre gestação e parto, além de fotos de nascimentos (com autorização prévia), por exemplo. Este tipo de estratégia denota ao seu paciente que você se preocupa com o bem-estar dele.

  • Promova uma experiência de atendimento excelente

    Esta estratégia é fundamental. De nada adianta investir em personalização e boa aparência se o paciente não for bem recebido quando entrar em contato com a sua clínica. Tenha sempre em mente que não existe hora certa para o bom atendimento ser praticado.Isso deve ser uma regra básica da sua clínica, desde a marcação da consulta até a hora que o paciente estiver dentro do consultório. Ele precisa sentir-se especial desde o primeiro contato.

  • Evite deixar o paciente esperando por muito tempo

    Sempre que tem consulta, o paciente já sabe que, provavelmente, vai ter que ficar esperando. Isso é péssimo para a reputação de qualquer profissional. Por isso, seja você a pessoa que faz diferente.Organize as consultas com um tempo razoável entre uma e outra, já contando possíveis atrasos. Isso evita, por exemplo, que uma demora na primeira consulta do dia afete todas as demais.Mesmo que os atrasos sejam inevitáveis, faça com que eles sejam uma exceção e não uma regra. É sempre melhor ter um paciente bem atendido do que dois cansados de espera.

  • Ofereça atendimento de qualidade fora do consultório

    Não esqueça do seu paciente depois que ele for embora do seu consultório.Fidelizar pacientes é estar disponível para responder as dúvidas que ele pode ter após a consulta, é encaminhar e-mails com novidades e informações úteis, é manter um site bonito e atualizado na internet e nas redes sociais e é enviar um cartão de aniversário, por exemplo.

    Estas atitudes simples fazem toda a diferença. O importante é mostrar que você o valoriza.

  • Invista em uma ferramenta de gestão para a sua clínica

    Os softwares de gestão eletrônica são uma maneira comprovadamente eficiente de organizar o seu consultório ou clínica.É o tipo de solução que se reverte em economia de tempo, por simplificar as rotinas administrativas, e em aumento de faturamento, por ajudar na captação e manutenção de pacientes.Os programas de gestão mais completos integram:
  • agenda de consultas e prontuários eletrônicos;
  • informações precisas dos seus pacientes;
  • acessibilidade e baixo custo de manutenção;
  • segurança das informações contidas neles;
  • qualidade na gestão de estoques e de relacionamento com os fornecedores;
  • relacionamento médico/paciente personalizado e humanizado;
  • manuseio fácil e amigável;
  • maior controle financeiro.

Além disso, os softwares eletrônicos de gestão reduzem os custos por meio da automatização do serviço. Um negócio automatizado e mais organizado certamente tem seu desempenho otimizado em até 30%.

Em resumo, tratamentos e procedimentos bem gerenciados levam a custos mais enxutos, a uma maior rentabilidade para a clínica/consultório, à redução de desperdícios e de gastos desnecessários, à economia de tempo dos profissionais de saúde e da equipe administrativa e, o mais importante: aos pacientes atendidos com eficiência e mais satisfeitos, o que, certamente, irá levar mais pacientes a procurarem pelo seu serviço.

Cada detalhe importa no processo de fidelizar pacientes. Qualquer descuido, já no primeiro atendimento, vira motivo para ele não voltar mais. Afinal, opções de serviço medianas existem aos montes no mercado. Por isso, faça bem o básico e depois busque se diferenciar dos demais concorrentes. O seu negócio e os seus pacientes agradecem!

 

CRM para clínicas - Saúde Vianet


SOBRE A AUTORA

Bruna Rezende, é economista formada, com especialização em Administração pela Fundação Getúlio Vargas, e Mestranda em Administração em gestão na saúde pela Universidade do Estado de Santa Catarina. Empresária com mais de 10 anos de experiência em marketing, fundadora e CEO da E-saúde, agência de marketing especializada na saúde, com vasta experiência com o segmento de saúde e de ações de marketing no setor.


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Ideias para gerir equipe

9 ideias para gerir equipe e encantar seus pacientes

Investir em ideias para gerir equipe resulta em um maior encantamento dos pacientes, aumentando o fluxo de consultas e, consequentemente, em um maior retorno financeiro.

Com este foco em mente, todas  as empresas de saúde precisam realizar uma gestão eficiente da sua equipe para conseguir alcançar excelência operacional e proporcionar mais motivação aos seus colaboradores.

Nesse contexto, é fundamental implementar ações, orientadas por estratégias de gestão, que aumentem e qualifiquem a produtividade e ofereçam um ambiente mais dinâmico e receptivo, tanto para colaboradores quanto para pacientes.

Explore 9 ideias para gerir equipe e encantar seus pacientes

Uma gestão de equipe qualificada requer do seu gestor uma busca incessante de pontos de diferenciação em relação aos seus concorrentes.

Muitos estabelecimentos pecam ao buscar esta diferenciação nas soluções mais óbvias (que, na realidade, são pré-requisitos de qualquer estabelecimento que se preze!), como investimentos em melhorias das instalações, em equipamentos mais modernos, ou qualificação da equipe de atendimento.

Essa linha de raciocínio é importante, também. Mas o gestor precisa ir além dela, proporcionando aos pacientes um encantamento que ultrapasse toda essa estrutura e que os leve a perceber maior credibilidade e, consequentemente, gere mais fidelização ao estabelecimento.

Confira, abaixo, 9 ideias fundamentais para gerir equipes e encantar pacientes, seja qual for a sua área de atuação em saúde, seja qual for o tamanho do seu empreendimento:

#1 Forme um time qualificado

Para conseguir comandar de forma mais eficiente a sua equipe, o gestor deve investir pesado no processo de recrutamento e garantir que os funcionários atendam aos requisitos exigidos, e estejam de acordo com a cultura organizacional.
Além disso, para formar uma boa equipe, o gestor deve alinhar profissionais com características e habilidades distintas, porém, complementares. Isso permite a formação de uma equipe mais forte e capaz de suprir as necessidades da empresa.

#2 Aprimore a comunicação entre os funcionários

A boa comunicação é primordial em qualquer área da saúde. Estabelecer uma forma simples e eficaz de comunicação entre o gestor e a equipe, e entre os membros da equipe entre si, traz grandes benefícios em relação à otimização do tempo e de recursos financeiros.

Por isso, escolha o melhor meio de comunicação possível para utilizar com toda a sua equipe. Teste as atuais opções disponíveis, como os aplicativos de mensagens instantâneas, e escolha a que melhor supre as necessidades do estabelecimento.

CRM para clínicas - Saúde Vianet

#3 Elabore uma cultura organizacional

A cultura organizacional caracteriza-se pelo conjunto das normas que norteiam a ação dos colaboradores dentro do ambiente de trabalho. O gestor deve investir no fortalecimento dessa cultura e garantir que a sua equipe esteja alinhada com a missão, visão e valores, a fim de incentivar o crescimento da organização.

#4 Estabeleça metas

Arquitetar metas ajuda na mensuração do desempenho de cada componente da equipe e permite que o gestor identifique qual é o setor da empresa que necessita de mais investimento e/ou mais atenção, em um determinado momento.

Estabelecer objetivos também induz uma maior motivação na equipe, que passa a entender melhor a sua função dentro da organização e qual sua importância para o desenvolvimento da empresa.

#5 Mantenha a equipe unida

O gestor deve proporcionar a união da equipe para conseguir manter um clima organizacional harmonioso. Quando a empresa investe no bom relacionamento entre os seus colaboradores, ela consegue retê-los e mantê-los motivados.

Essa integração pode ser feita de várias maneiras e o gestor deve se adaptar ao perfil dos colaboradores para conseguir encontrar o método mais eficiente para unir a equipeMapeie os processos internos

#6 Mapeie os processos internos

Todos os estabelecimentos de saúde têm seus processos internos que os fazem funcionar diariamente, desde o atendimento ao paciente na recepção até o arquivamento do seu prontuário.

Para aumentar a produtividade, é importante que o gestor mapeie todos os processos, verificando quanto tempo cada um leva para ser realizado e quais profissionais estão envolvidos.

Com esse mapeamento em mãos, é possível reconhecer falhas e implementar medidas para corrigi-las, otimizando as atividades. Além disso, o gestor também poderá descartar processos que não dão resultados e/ou ocupam muito tempo da equipe sem um retorno efetivo.

#7 Invista em tecnologia

Toda empresa de saúde precisa investir em tecnologia para proporcionar um melhor atendimento aos seus pacientes e fornecer mais recursos para a sua equipe aumentar a produtividade.

Os meios tecnológicos permitem que cada colaborador realize o seu trabalho com mais qualidade e de maneira menos desgastante, fazendo, também, com que a sua satisfação e motivação com a empresa aumentem. É importante procurar as tecnologias utilizadas pelas líderes de mercado para poder entrar em um nível qualificado de competição e, de quebra, valorizar a sua marca.

#8 Invista em um sistema de gestão eletrônica

Dispor apenas de um telefone para agendar ou confirmar consultas dos pacientes é, atualmente, uma característica exclusiva dos estabelecimentos de saúde que não procuram (e não querem!) se modernizar.

É claro que o agendamento de consultas pelo telefone é importante, mas esse processo, comprovadamente, consome bastante tempo da equipe.

É significativamente mais produtivo para o estabelecimento como um todo quando o foco do contato telefônico é substituído de forma equilibrada pelo investimento em softwares eletrônicos.

Eles podem, inclusive, além de lembrar o paciente das suas consultas, mandar mensagens em datas especiais, promovendo a fidelização dos pacientes.

Com isso, a telefonia passa a ser um apoio à automação do relacionamento, economizando tempo da equipe e dando mais qualidade ao atendimento do paciente.

Lembra do ponto de diferenciação? Pois os sistemas eletrônicos de gestão ajudam as clínicas a se diferenciar ao manter um contato personalizado com seus pacientes, além de disponibilizarem opções para a automatização de outros processos necessários para o bom funcionamento da equipe e da empresa.

#9 Comunique-se com os seus pacientes

A internet já faz parte dos hábitos de consumo e decisão das pessoas. Por isso, hoje, muitas das estratégias de marketing estão diretamente relacionadas a ela. As que tem ganhado maior destaque são as relacionadas ao inbound marketing.

Isso quer dizer que, se antes as pessoas eram vistas apenas como receptoras de mídia, agora são quem determinam o que querem consumir, quando e como. Para aproveitar essa oportunidade é que as estratégias de inbound marketing precisam ser bem traçadas, com o objetivo de informar e criar relacionamento com o público.

O inbound marketing tem muito o que agregar para fazer o serviço médico prosperar. Só que essa certeza só surge com o conhecimento. E você pode obter esse conhecimento neste e-book! Nele, você irá conhecer as estratégias de inbound marketing e como ele trabalha a seu favor, entender como funcionam e compreender seus objetivos.

 

Como você pôde ler, incorporar a tecnologia nos processos internos é indispensável para se gerir equipe e aumentar a produtividade na clínica. A informatização e automatização dessas atividades garante maior agilidade e melhor desempenho das tarefas diárias do estabelecimento.

CRM para clínicas - Saúde Vianet


SOBRE A AUTORA

Bruna Rezende, é economista formada, com especialização em Administração pela Fundação Getúlio Vargas, e Mestranda em Administração em gestão na saúde pela Universidade do Estado de Santa Catarina. Empresária com mais de 10 anos de experiência em marketing, fundadora e CEO da E-saúde, agência de marketing especializada na saúde, com vasta experiência com o segmento de saúde e de ações de marketing no setor.


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Prontuário eletrônico do paciente - Saúde Vianet

Prontuário eletrônico do paciente (PEP) na prática

Caso ainda não tenha referências sobre como funciona o prontuário eletrônico do paciente, este grande case de sucesso no uso do mesmo pela Secretaria de Estado da Saúde de São Paulo ilustra muito bem os resultados concretos da implantação de soluções deste tipo.

A tecnologia em questão foi adotada por uma grande instituição de Saúde Pública do País, que precisa prezar pela segurança da informação e garantir que o processos funcionem fluida e ininterruptamente, sem prejudicar funcionários,  pacientes e nem a própria instituição.

Em 19 Agosto 2013, a referida secretaria lançou oficialmente um modelo inédito de prontuário eletrônico unificado dos pacientes.

EM QUE CONSISTE O PROJETO?

O projeto permite acesso imediato ao histórico de atendimento em qualquer unidade do Sistema Único de Saúde (SUS) da rede estadual paulista.

Nesta época, os sistemas dos hospitais não eram integrados. Se um paciente fosse atendido em uma unidade e depois se dirigisse a outra, não existia em rede um histórico do prontuário.

Desse modo, o médico era obrigado a reiniciar diversos processos – como os de anamnese e os de internação.

O projeto foi desenvolvido em parceria com a Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo (Prodesp), responsável por garantir o sigilo das informações de cerca de 20 milhões de pacientes do SUS no Estado.

TODO O SISTEMA FUNCIONA NA NUVEM

Em 2012, o programa foi implementado em 11 hospitais da capital, entre eles o Instituto do Coração (Incor), que serviram como piloto para análise e ajustes.

O modelo foi inspirado em outros semelhantes e muito bem sucedidos em países como Canadá, Inglaterra e Austrália.

Naquele momento, cada unidade tinha seu modelo de sistema de informatização.

Com isso, cada uma arquivava os dados à sua própria maneira, sem padronização alguma, com formas e níveis de informação diferentes.

IMPACTOS DA IMPLANTAÇÃO

O que isso significava na prática? Que, enquanto algumas unidades tinham um complexo protocolo de registro de informações, outras realizavam o check-in do paciente no velho conhecido livro em papel.

Para corrigir estas discrepâncias, o projeto visava instalar o prontuário eletrônico em todas as unidades, de hospitais a laboratórios, com um sistema de preenchimento dos dados padronizado.

Assim, se manteria um nível mínimo e básico de informações, possíveis de serem acessadas por qualquer unidade do Estado.

Os laboratórios, farmácias e ambulatórios também usavam sistemas independentes, o que impedia a integração dos dados.

Agora, entretanto, com farmácias e laboratórios integradas ao projeto, sistema online passa a ser alimentado também com dados sobre pacientes que fazem uso de medicação contínua e resultados de exames, por exemplo.

Os pacientes, por sua vez, tem seus próprios dados de login e senha para acessar o prontuário eletrônico e os resultados dos seus exames pela internet.

COMO FUNCIONA O PRONTUÁRIO ELETRÔNICO DO PACIENTE EM CLÍNICAS PARTICULARES?

Para clínicas e consultórios particulares, o princípio é exatamente o mesmo.

O prontuário eletrônico ideal deve funcionar na nuvem, estando disponível em rede para que outros médicos, da mesma unidade ou não, possam consultar o histórico clínico do paciente.

As fichas clínicas, requisições de exames podem ser padronizados, evitando inconsistências de cadastro entre outros problemas que podem surgir quando cada clínica usa uma metodologia diferente para registro de informações.

Isso traz mais credibilidade, profissionalismo e dinamicidade ao atendimento.

Outros documentos – inclusive imagens – podem ser facilmente anexados ao prontuário, ficando mais fácil a busca por qualquer informação relacionada a um mesmo paciente.

Cada profissional acessa com seus dados de login e senha, de modo que toda atividade é registrada no banco de dados do sistema.

Desse modo, fica mais fácil fazer consultas posteriores para diversos fins, inclusive para fins de auditoria.

Além disso, os bons prontuários eletrônicos em nuvem são protegidos por ferramentas de segurança como criptografia e certificados digitais que permitem a assinatura digital do prontuário.

Tanto as ferramentas de segurança quanto o controle de acesso garantem o sigilo das informações dos pacientes cadastrados no sistema.

RECURSOS ADICIONAIS AO PRONTUÁRIO ELETRÔNICO DO PACIENTE

Além de oferecer o básico – que foi descrito acima – o prontuário eletrônico do paciente pode ser ainda ferramenta de aprofundamento técnico e de relacionamento.

É possível encontrar prontuários que oferecem um sofisticado sistema de criação de variáveis em caixas de texto abertas.

Essas variáveis podem posteriormente ser cruzadas em relatórios personalizados que podem reforçar hipóteses ou mesmo revelar relações inéditas até mesmo para a literatura médica.

EXEMPLO PRÁTICO: se uma clínica tem como resultado Infecção por Zyka vírus para a variável Diagnóstico materno Microcefalia como resultado para a variável de Diagnóstico fetal, pode-se depois comprovar estatisticamente a relação entre o Zika vírus e a Microcefalia.

REFERÊNCIAS

E VOCÊ? O QUE PENSA SOBRE O PRONTUÁRIO ELETRÔNICO DO PACIENTE?

Quais são suas principais dúvidas a respeito do assunto? Deixe seu comentário!

Software para clínicas populares: empresário revela qual o melhor


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Prontuário eletrônico do paciente Svianet

Prontuário Eletrônico + Relacionamento = Ferramenta competitiva

O prontuário eletrônico é o ambiente digital que tem a função de armazenar e centralizar todas as informações clínicas e administrativas ligadas ao histórico de saúde de um paciente.

Então, se você está à frente de uma clínica ou consultório que ainda não utiliza um prontuário eletrônico, certamente testemunhará tempos muito difíceis, uma vez que o prontuário de papel não será capaz de cumprir essa tarefa tão bem quanto as ferramentas digitais e seu negócio sofrerá um impacto direto deste fator.

Uma clínica ou consultório que permanece com o prontuário de papel terá a abreviação do seu tempo no mercado determinada por um fator mercadológico: os seus concorrentes, com o prontuário eletrônico incorporado de maneira natural aos seus processos, será muito mais eficiente em termos de ATENDIMENTO, RELACIONAMENTO e MARKETING do que você.

Pode parecer uma visão fatalista, mas é só ligar os pontos explicados abaixo.

O PRONTUÁRIO ELETRÔNICO DO PACIENTE AGREGA VALOR AO ATENDIMENTO

O prontuário eletrônico é o documento por meio do qual o médico reúne todos os dados relevantes sobre o paciente, de forma sistematizada pelo software.

Esta sistematização permite que esses dados possam ser usados no futuro para prestar um atendimento melhor e mais preciso, que será percebido pelo paciente em forma de profissionalismo e confiança.

Por sua vez, a falta desta sistematização não apenas acarreta num atendimento mais lento e trabalhoso, como pode significar a perda do bem mais valioso de uma clínica: o próprio paciente.

Eu mesmo vivi uma situação que exemplifica bem o que estou dizendo.

Certa vez, recebi uma prescrição médica em papel que, por descuido acabei perdendo.

Ao ligar para médica, ela não tinha uma “cópia dessa prescrição” – era uma receita bem grande para ser copiada em dois lugares.

É necessário dizer qual impressão me causou?

Pois bem…a chance de eu agendar uma nova consulta foi aniquilada naquele exato momento.

Este contexto já teve, inclusive, considerável repercussão na mídia, mostrando casos ainda mais graves do que este, como os que podem ser vistos neste artigo.

Um paciente como eu, marcado por uma experiência prévia negativa é muito tranquilamente acolhido por qualquer clínica que mostre profissionalismo e eficiência nesse quesito.

PRONTUÁRIO ELETRÔNICO: UMA ABORDAGEM INOVADORA

O prontuário eletrônico, por si só, já auxilia centenas de clínicas a melhorarem seus processos e a se destacarem da concorrência.

O prontuário do SVianet, por sua vez, vai muito além dos prontuários disponíveis hoje no mercado.

Transformamos o prontuário eletrônico numa ferramenta que vai além da verificação do histórico de conduta médica e pode, também, ser utilizado na  estratégia de comunicação do profissional de saúde, sendo seu aliado no apoio ao tratamento do paciente.

Ou seja, as informações geradas pelo prontuário serão utilizadas para finalidades de Relacionamento e Marketing.

E COMO TORNAR O PRONTUÁRIO ELETRÔNICO ESTRATÉGICO NA COMUNICAÇÃO?

Vejamos o seguinte exemplo: se foi registrada uma cirurgia num certo paciente há dois dias atrás, posso criar uma regra AUTOMATIZADA que envie ao paciente um SMS perguntando como ele se sente.

O paciente pode responder esse SMS e, mediante a resposta, a clínica adotar uma ação sobre isso: ligar para ele, enviar um email, marcar um novo agendamento, etc.

Assim, proporcionamos o ENGAJAMENTO DO PACIENTE

Utilizamos dados do prontuário para criar regras de relacionamento que são ativadas no MOMENTO CERTO (momento chave).

Esse momento chave pode ser utilizado para indicar o momento do paciente retornar para uma avaliação, lembrar de medicamento, ou uma orientação específica através da análise de dados no prontuário do paciente.

Exemplo: quando um médico (cardiologista) inclui uma determinada medicação, ele orienta o paciente a realizar um novo agendamento 3 meses depois trazendo novos exames a fim de avaliar o resultado da conduta atual.

O sistema pode enviar uma mensagem ao paciente lembrando da realização dos exames e enviando um link para agendamento da consulta de retorno para avaliação.

Também, é possível utilizar a integração do prontuário com o app de relacionamento, segmentando os pacientes com base no valor de uma variável.

Um exemplo disso, seria programar uma mensagem apenas para os pacientes em que a variável Diagnóstico tenha sido preenchida com o valor Tuberculose.

Isso torna a comunicação da sua clínica com o seu paciente totalmente personalizada e automática

MOTIVOS PARA ADOTAR O PRONTUÁRIO ELETRÔNICO

O que já foi abordado até o momento já é suficientemente forte para justificar a adoção do prontuário eletrônico.

Entretanto, há mais um fator bem pertinente a ser enfatizado: evitar a má caligrafia, que é um dos principais problemas de um prontuário escrito.

Médicos são famosos por prontuários rasurados em decorrência disso.Como consequência são comuns os casos de receitas não compreendidas pelo farmacêutico.

Ou seja, estamos diante de um problema que passou a ser culturalmente tolerado pela sociedade em geral.

Entretanto, não deixa de ser muito grave.

A má caligrafia, muitas vezes, compromete a compreensão das informações e, consequentemente, a prescrição correta de tratamentos e medicamentos.

A verdade, porém, é que essa característica, tão criticada na classe, é o resultado das condições de exercício própria profissão.

Durante uma anamnese, o médico possui muito pouco tempo para anotar muitas informações sobre o paciente e, por isso, o aspecto estético acaba ficando em segundo plano.

Em vista deste contexto, desenvolvemos soluções estratégicas que aceleram a digitação.

Para agilizar a escrita médica, o prontuário eletrônico do Saúde Vianet permite criar modelos de documentos que podem conter uma série de variáveis internas ao longo de um texto aberto.

Essas variáveis são previamente determinadas e podem ser substituídas por diferentes tipos de dados.

Pode ser uma variável de conteúdo fixo, que busca a informação desejada no cadastro do paciente (p.ex. o nome de um paciente ou a data de nascimento).

Uma variável de conteúdo dinâmico pode ser substituída por informações que estão em constante atualização (p.ex. data da última consulta).

Também é possível atribuir um valor à variável no momento do preenchimento do documento (p.ex. variáveis para peso, altura, etc.).

E, apesar de o documento ser em texto corrido, essas variáveis podem ser computadas em fórmulas, como  volume do ovário, que pode ser a multiplicação de outras variáveis.

NA PRÁTICA, O QUE ISSO SIGNIFICA?

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Primeiramente, que a digitação de uma receita, laudo médico, histórico de atendimento ou qualquer outro tipo de documento pode ser muito mais rápida.

Além disso, é possível extrair informação com um desempenho muito superior do que a simples localização em um documento de texto aberto.

Ou seja, as informações preenchidas em forma de variável ficam armazenadas em nosso bancos de dados e podem ser lidas em poderosos relatórios que podem, inclusive, cruzá-las para permitir uma análise mais aprofundada.

O prontuário eletrônico também agiliza no agendamento da primeira consulta, no qual um link é enviado para o paciente preencher qualquer documento que seja conveniente (anamnese ou pré-cadastro, por exemplo), tornando o processo mais ágil e profissional.

Veja no link abaixo outras informações mais aprofundadas sobre o tema, fornecidas pelo Conselho Federal de Medicina:

Cartilha prontuário eletrônico: https://portal.cfm.org.br/crmdigital/Cartilha_SBIS_CFM_Prontuario_Eletronico_fev_2012.pdf

RESOLUÇÃO CFM Nº 1.821/07: http://www.portalmedico.org.br/resolucoes/cfm/2007/1821_2007.htm

MAS, E POR QUE ALGUNS AINDA NÃO USAM O PRONTUÁRIO ELETRÔNICO?

Há diferentes motivos relatados pelos donos de clínicas para não usarem o prontuário eletrônico do paciente (PEP).

Entretanto, a esmagadora maioria desses motivos, na verdade, são meros pretextos para tentar justificar a resistência às mudanças.

O desconforto em investir um tempo mínimo para implementar os novos processos acaba ofuscando todos os benefícios que o sistema traz consigo.

Entretanto, dentre as razões apresentadas para não adotar a informatização do atendimento, alguns deles são mais elaborados e, de fato, merecem atenção, pois levantam questões pertinentes a serem analisadas.

Uma delas é o receio de que os dados dos pacientes possam ser acessados de forma ilegal ou, até mesmo, comercializados.

É uma preocupação pertinente, mas que já foi resolvida de maneira muito simples.

Renato Françoso Filho, do Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo (Cremesp) e diretor de Comunicação da Associação Paulista de Medicina (APM), ao se referir ao prontuário eletrônico unificado adotado pelo Governo de São Paulo em 2013, ressaltou a necessidade de se ter um controle do histórico de acesso às informações produzidas no prontuário.

Ele enfatizou este ponto considerando a possibilidade de que tais informações dados cheguem a convênios de saúde ou a seguros de vida, pois, nesses casos, não se poderia excluir um paciente por conta das doenças que ele tivesse e nem mesmo avaliar a rentabilidade de assegurá-lo ou não com base nessas informações.

Já o presidente do Sindicato dos Médicos de São Paulo (Simesp), Cid Carvalhaes, na mesma ocasião, ressaltou a importância de se registrar quem teve acesso às informações e de que o próprio paciente pudesse acompanhar o prontuário.

“O próprio sistema tem de identificar e gravar quem acessou os dados, garantindo um controle de quem deve ler esse material.”

Os dois ressaltaram que o projeto, que se revelou um grande case de sucesso do prontuário eletrônico na rede pública, só seria eficaz se a tecnologia adotada pelo governo conseguisse gerenciar com agilidade as informações registradas.

E essa é uma das grandes vantagens do prontuário eletrônico do Svianet: as informações geradas são gravadas juntamente com um histórico de acesso, para que possam ser identificados os usuários que acessaram e/ou alteraram alguma informação do documento.

Além disso, informações ricas para uma gestão ágil podem ser exibidas de maneira visualmente simples, rápida e objetiva em nossa tela de indicadores ou em forma de relatórios, ambos personalizáveis.

A questão da validade jurídica do documento gerado pelo prontuário eletrônico também te gerado receio no meio.

Entretanto, vamos explorar o tema mais detalhadamente em outro artigo.

E VOCÊ? USA O PRONTUÁRIO ELETRÔNICO EM SUA CLÍNICA?

Quais são suas principais dúvidas a respeito do assunto? Deixe seu comentário!

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Agendamento online svianet

Auto Agendamento Online: o aliado forte das finanças da clínica

O Auto Agendamento Online é uma ferramenta que está sendo cada vez mais utilizada pelas clínicas, uma vez que ela consiste em disponibilizar um canal a mais para que os pacientes possam agendar seus atendimentos.

Nós já sabemos que, quanto mais canais de contato existem entre a clínica e o paciente, mais forte é esta relação. Por isso, é importante disponibilizar tantos canais de contato quanto forem possíveis de ser administrados com qualidade pela sua equipe.

Essa importância é ainda maior quando se trata de uma ferramenta cujo objetivo é aumentar o número de agendamentos.

E por que este tratamento especial quando se fala em aumentar os agendamentos?

RESULTADOS REAIS DO AGENDAMENTO FACILITADO

Simples: estudos realizados em resultados reais de dezenas de clínicas apontam um dado comum a todos os exemplos analisados: há uma relação direta entre o número de agendamentos e o faturamento mensal.

No exemplo abaixo, podemos ver o resultado de 1 ano de operação de uma das clínicas analisadas.

Perceba como os agendamentos atendidos (em laranja), ou seja, os que efetivamente geram receitas, acompanham o movimento do total de agendamentos realizados (em azul).

AgendamentosXatendimentos

O impacto direto no faturamento pode ser observado quando se relaciona o faturamento mensal (em laranja) ao número de agendamentos realizados (em azul).

Na vertical, os valores à esquerda representam o faturamento mensal e os da direita, o total de agendamentos).

AgendamentosXFaturamentoÉ necessário, portanto, eliminar ao máximo os obstáculos para que os agendamentos aconteçam.

E é exatamente aí que entra o Auto Agendamento Online: ele é uma ferramenta que limpa o caminho entre o paciente e a clínica no momento do agendamento pois:

  • Está disponível 24h por dia, independente do horário de funcionamento da clínica;
  • Não interrompe o trabalho da equipe de recepção para atender um telefonema de marcação de atendimento

Então, agora que já mostramos o quanto a sua clínica pode ganhar em termos de faturamento e produtividade, vamos entender melhor em que consiste esta ferramenta.

A ferramenta de Auto Agendamento Online é parte do Saúde Vianet e é acessada por um link específico.

>> Veja aqui como configurar a sua agenda online e obter o link de acesso a ela

Então, se você já usa o nosso Software, tudo o que você tem que fazer é colocar no seu site um botão com este link para que seus pacientes acessem a disponibilidade dos profissionais de Saúde da sua clínica/consultório e escolham a data do agendamento.

COMO FUNCIONA O AUTO AGENDAMENTO ONLINE SVIANET

Na tela de Auto Agendamento da sua clínica, o paciente tem a lista dos profissionais, os dias mais próximos com disponibilidade de horário ou qualquer outro dia à sua escolha.

Auto-agendamento online tela principal

Ao selecionar o dia, o paciente vê quais são os horários disponíveis e escolhe o que for mais conveniente.

Logo abaixo, no campo de observações, ele pode dar informações adicionais, informando, por exemplo, se é uma revisão ou consulta de primeira vez.

Auto-agendamento online - selecionar horário

 

Ao clicar em agendar, o paciente deve se identificar. Caso já seja cadastrado para usar o Auto Agendamento, basta que ele insira seu email ou CPF e a sua senha.

Se ainda não for cadastrado, basta clicar na aba “Não sou cadastrado” e preencher um curto formulário, como na imagem abaixo.

Auto-agendamento online cadastro paciente

 

Antes que ele confirme o cadastro, exibimos um resumo das informações do agendamento.

Auto-agendamento online resumo

 

Para confirmar o cadastro, enviamos um SMS com o código de confirmação para o celular cadastrado.

Auto-agendamento online confirmacao

 

Assim que ele inserir o código e confirmar, uma mensagem de sucesso do processo é exibida.

Auto-agendamento online tela sucesso

 

Pronto! Agora a solicitação de agendamento dele já estará visível na sua agenda. Ela aparece como um agendamento no status Marcado (cinza), porém com listras diagonais mais escuras, para que você possa identificar os agendamentos oriundos do auto agendamento online.

Então, é só clicar na notificação que aparece com o número de agendamentos online pendentes para confirmá-lo.

Auto-agendamento online solicitacao pendente

Com este recurso em ação, é só divulgar bastante este prático canal de agendamento para que seus pacientes usem este recurso com mais frequência.

Para esclarecer qualquer dúvida sobre como o nosso Auto Agendamento funciona, fique à vontade para entrar em contato.

Se ainda não usa o Saúde Vianet, teste grátis por 15 dias!

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Benefícios de um software de gestão para clínicas

Entenda porque é tão importante ter um software para sua clínica

Uma ferramenta para negócios e relacionamento com pacientes

O foco dos médicos e enfermeiros em uma clínica ou consultório deve ser a saúde e o bem estar do paciente, oferecendo um atendimento personalizado, humanizado, diagnósticos precisos e tratamentos efetivos.

No entanto, muitas vezes esses profissionais têm o seu tempo comprometido com tarefas relacionadas à administração do estabelecimento.

Desse modo, quando profissionais de saúde compartilham seu tempo disponível entre atividades relacionadas ao atendimento dos pacientes e atividades administrativas, aumentam drasticamente as probabilidades de erros.

Tais falhas são comumente notadas tanto em procedimentos administrativos e quanto na gestão dos recursos, gerando muitos desperdícios que, obviamente, não são contabilizados, ou ainda pior, nem são percebidos.

Médicos, dentistas, fisioterapeutas e outros profissionais liberais, donos de suas clínicas ou consultórios, de fato não foram preparados para isso lidar com os desafios da gestão, administração e marketing, tão necessários a seu negócio.

Infográfico Grátis datas comemorativas Saúde Vianet

Você é dono de clínica e não usa um software para gerí-la?

Nas clínicas e consultórios que visito pelo Brasil a fora, era – e ainda é – muito comum encontrar desajustes relacionados ao total desencontro de informação. E se a informação em questão for de ordem financeira, a casa passa a ser “organizada” com o samba caótico da contabilidade.

Eis então alguns exemplos clássicos, mais comuns do que se pode imaginar: gastos pessoais misturados aos da clínica; controle de contas a pagar e a receber (falamos mais como controlar as finanças nesse artigo); dificuldade em encontrar prontuários – como digo em alguns consultórios, a “balada das fichas clínicas”; confirmação de consulta e o elevado absenteísmo, controle do faturamento com operadoras de saúde e muito mais pode ser enumerado.

Os empreendedores desse segmento tem conhecimento dos problemas elencados, porém possuem grande dificuldade em dedicar um tempo finito para lidar com a questão de maneira eficiente.

No entanto, a crise econômica atual, tem sido um grande catalisador para busca da eficiência operacional

Simplesmente, não há mais espaço para desperdícios.  Todos problemas citados podem ser reduzidos e até eliminados com a adoção de ferramentas corretas aliados a processos bem definidos. Veja a entrevista de um empresário do segmento falando desse tópico.

Foi para eliminar esse gap na gestão de clínicas e consultórios que criamos o Saúde Vianet – uma plataforma integrada de serviços para área de saúde.

É um conjunto de aplicativos projetados especificamente para este setor. Dedicamos inteligência e esforço para estarmos sempre um passo à frente de nosso tempo, de forma que ajudamos você a ser um empreendedor mais consciente de seu negócio.

“Os empreendedores desse segmento tem conhecimento dos problemas elencados, porém possuem grande dificuldade em dedicar um tempo finito para lidar com a questão de maneira eficiente”

Assim, como empreendedor da área e observador dos fenômenos a ela inerentes, digo que podemos entender este contexto como uma situação limite, na qual é cada vez mais urgente a necessidade de uma gestão mais precisa das informações administrativas.

E, dentro deste contexto, um fenômeno que venho observando – e que merece bastante atenção e cuidado – é o surgimento de uma legião de “Messias da Gestão em Saúde”, ou seja, “salvadores” que prometem revolucionar, como mágica, o quadro desorganizado do empresário deste segmento.

Investir tempo, atenção e dinheiro em propostas com esta abordagem só não será totalmente em vão porque vai te alimentar de esperanças. É duro, mas é isso mesmo!!

Desse modo, antes de buscar cursos com chamadas explosivas, faça o básico e avance um passo de cada vez

Se você percebe que a sua clínica ou consultório ainda está no século passado, não espere mais para atualizar tudo, a hora é agora!

Mas tenha em mente que se trata de um processo que você pode contar conosco nessa jornada.

Somos uma empresa jovem e parceira e vamos te auxiliar em todas as etapas necessárias à transição do uso de fichas clínicas no papel, planilhas de Excel ou mesmo agenda do Google, para uma solução também simples, porém, muito mais poderosa.

É este o seu caso? Seu consultório está no século passado?

Se sim, qual o principal motivo para ainda não ter adotado soluções digitais?

Tudo bem, sabemos que mudar, dar um passo adiante, é sempre um desafio em qualquer área.

Logo, podemos dizer que o fator cultura é um motivo que parece bastante plausível para esta resistência, pois trata-se da tendência inconsciente em fazer as coisas como sempre foram feitas, no piloto automático.

Mas, uma cultura empresarial que nunca é revista contribui para manter o estado das coisas exatamente como elas estão e, consequentemente, para a estagnação do negócio frente à concorrência. 

Então, se a cultura, embora seja um motivo real, não é um motivo plausível, podemos arriscar outro: a validade jurídica do prontuário eletrônico.

Este é um dos argumentos que mais escuto para justificar a adoção PARCIAL de um software para clínica, ou seja, mantendo a gestão das informações dos pacientes em papel.

Posso afirmar que essa alegação carece de solidez por uma série de argumentos que, por si só, dariam origem a um outro artigo.

Antes de mostrar alguns fatos, faço questão de pontuar que é um tanto perigoso comprometer a estrutura gerencial de várias áreas de um negócio por conta de um ponto específico.

Ou seja, não se pode perder a oportunidade de reduzir o número de faltas com uma agenda inteligente, de melhorar o controle de recebimentos com um faturamento integrado à agenda ou de conhecer o fluxo de caixa da sua clínica pelo medo da adoção de uma ferramenta nova.

Mas, apenas para ilustrar, coloco aqui apenas dois fatos simples: 1) a assinatura digital com certificação eletrônica equivale a uma assinatura física e 2) o Prontuário Eletrônico do Svianet está preparado para isso (alternativamente, você pode manter o modus operandi padrão para os pacientes “mais complicados”).

Imagine o quanto você perde ao não adotar a nossa tecnologia, que vincula dados do prontuário ao relacionamento com paciente, segmentando-os com base no valor de uma variável, ou seja, com base no que foi preenchido num determinado campo.

Um exemplo disso, seria programar uma mensagem apenas para os pacientes em que a variável Diagnóstico tenha sido preenchida com determinado valor X, podendo enviar uma sequência de mensagens altamente personalizadas.

O sistema ainda permite que você crie uma segmentação ainda mais específica, adicionando um filtro por idade, por exemplo. Desse modo, você pode enviar mensagens apenas para mulheres acima de 40 anos diagnosticadas com esta variável de valor X.

Uma avaliação rápida deste exemplo já é suficiente para a adoção de uma plataforma integrada de gestão, pois mostra uma solução em que é os resultados são mensuráveis e perceptíveis num curto prazo, uma vez que o paciente se entende mais acolhido, tende a confiar mais na instituição e agrega muito mais valor ao seu atendimento.

Se ter um prontuário ágil, juridicamente válido e integrado a uma ferramenta de comunicação não lhe parece algo muito próximo das suas necessidades, imagine algo mais corriqueiro.

Imagine a praticidade de ter, no seu bolso, acesso ao prontuário de seu paciente quando precisar. Agora pode parecer pouco palpável, mas da próxima vez que tiver que fazer uma consulta rápida e urgente à informação de qualquer paciente você vai se lembrar deste artigo.

Eu não poderia deixar de falar do gasto com papel, e o espaço físico necessário para armazenamento. Quantas vezes você já reescreveu a mesma informação sobre um paciente, simplesmente por não localizar sua ficha?

Com os exemplos acima fica fácil entender por que contratar um Software para gestão de clínicas e consultórios é tão indispensável hoje em dia. 

É o tipo de solução que se reverte em economia de tempo, por simplificar as rotinas administrativas, e em aumento de faturamento, por ajudar na captação e manutenção de pacientes.

Sabemos o quanto suado é seu dinheiro e fazemos que valha a pena para você.  

E o melhor é que você não precisará gastar uma fortuna nesta implementação. Fale com a gente e tire todas as suas dúvidas.

PRINCIPAIS  BENEFÍCIOS DO USO DE UM SOFTWARE PARA GESTÃO DA CLÍNICA 

Agenda eletrônica

Essa agenda de fato ajuda na redução da abstenção, podendo utilizar uma estratégia de múltiplos canais de comunicação com o paciente: email, SMS e torpedo de voz. Apenas com SMS sabemos que recuperamos em torno de 40% dos faltosos. Além disso, nossa agenda é perfeita para clínicas com mais de 5 profissionais.

Integrada a uma central de telefonia, pode registrar um histórico completo de toda a comunicação realizada com o paciente. A economia é sentida logo nos primeiros dias, com muito mais agilidade na localização de horários disponíveis.

A agenda do Svianet, confirma o atendimento, vincula a mensagens posteriores de relacionamento, coleta pesquisa de satisfação, mede a produtividade dos colaboradores e possibilita uma série de outros indicadores, como o tempo de espera ou atraso no atendimento. É uma pequena revolução!

Além disso, podemos publicar a agenda da clínica de forma online. Veja como exemplo a agenda da Clínica Facilitaem Salvador e da Clínica Dr. Sem Filasem Goiânia  

Eu digo que quem usa a agenda do Svianet trabalha mais feliz e se percebe mais produtivo.

Digo isto com segurança, pois é este o feedback que as secretárias tem nos passado é justamente de que “o uso de software para consultórios médicos é bem amigável, tornando as tarefas mais simples e tudo mais inteligente”.

Prontuários Eletrônicos

Empregando um sistema médico online, pode-se ter acesso a todas as informações dos pacientes a partir de qualquer lugar, não é preciso estar necessariamente na clínica.

Nossos clientes adoram a portabilidade e o acesso pelo celular, inclusive tirando fotos. Estas ferramentas criam um vínculo muito mais próximo de quem é cuidado pelo consultório, contribuindo para um atendimento personalizado, competente e mais humano. E com validade jurídica, sim senhor, pois podemos utilizar o sistema de assinatura digital.

Conectividade 

Com um sistema médico online, você pode ter acesso a todas as informações dos pacientes de onde você estiver. Prontuários, cadastros e agenda médica estão disponíveis em qualquer dispositivo conectado, como tablets e smartphones.

Atendimento personalizado e humanizado

Estas ferramentas permitem um contato muito mais próximo do paciente, colaborando para um atendimento personalizado e mais humano.

Conhecimento profundo dos pacientes

Um Prontuário Eletrônico tão bem elaborado como o do Saúde Vianet permite uma melhor gestão ao gerar estatísticas sobre os pacientes, possibilitando um melhor conhecimento dos mesmos com base em informações das consultas realizadas.

Acessível/Baixo custo de implantação

O custo de implantação é proporcionalmente baixo e acessível, considerando todas as vantagens em termos de ganho de tempo, melhorias no atendimento e, como consequência, um ganho de prestígio substancial da imagem da clínica perante seus públicos. O investimento de implantação acaba compensando os gastos com papéis, material de arquivo, insumos físicos e tempo da equipe.

Segurança das informações

Os dados abrigados por um software de gestão de clínicas são extremamente seguros. Há diferentes níveis de usuários com diferentes níveis de permissões para acessar dados de pacientes, informações administrativas e financeiras. Ainda que o software seja acessado via web, há alta tecnologia empregada para proteção dos dados, a fim de que nada seja vazado e acessado de forma indevida. Os softwares mais modernos utilizam o sistema de armazenamento de dados na nuvem, o que propicia a realização de backups constantes do conteúdo armazenado.

Gestão de estoques e do relacionamento com fornecedores

O gerenciamento de estoques, recursos humanos, negociações com fornecedores e outros aspectos importantes da administração e infraestrutura da clínica se torna muito mais prático de ser executado por meio das diversas funcionalidades do software. Ele fornece estatísticas inteligentes e muito importantes para a gestão da clínica.

Uso amigável

Muitos softwares possuem uma interface simples, com telas de fácil navegação, mas deixam a desejar no que diz respeito a como o processo foi desenhado. Para avaliar melhor, fique atento à quantidade de campos e de cliques necessários para alternar entre campos e páginas.

Controle financeiro

Vários softwares oferecem uma ferramenta para análise de ganhos e gastos: os valores oriundos de cada convênio, os valores de pacientes particulares, propiciando realizar todo o fluxo de caixa da clínica de maneira simples e organizada.

Além disso, geram recibos e permitem acesso a modelos de e-mails prontos. O sistema oferece a opção de relatórios completos de atendimentos, de produtos comprados, de gastos e recebimentos.

Muitos softwares disponibilizam planilhas de organização de contas a pagar, folha de pagamentos, compras do consultório e substituição de equipamentos. Fornecem gráficos automáticos com métricas.

Redução de custos

Eu sei que você deve estar se perguntando sobre os gastos que esse sistema de gestão acarretará ao seu orçamento.

É necessário, sim, um investimento para a implantação de um software desse tipo, mas o retorno vem através de aumento de produtividade, redução de tempo gasto na realização de atividades rotineiras, benefícios para os profissionais envolvidos no negócio e para os pacientes.

Um negócio automatizado e mais organizado certamente tem seu desempenho otimizado em até 30%.

Em resumo, tratamentos e procedimentos bem gerenciados levam a custos mais enxutos, a uma maior rentabilidade para a clínica, à redução de desperdícios e de gastos desnecessários, à economia de tempo dos profissionais de saúde e da equipe administrativa e, o mais importante: a pacientes atendidos com eficiência e mais satisfeitos, o que poderá levar mais e mais pacientes a procurarem pela clínica.

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Empresário revela os bastidores de uma clínica popular

Para tornar mais palpável tudo o que foi apresentado no e-book anterior, fizemos uma breve entrevista com o Empresário Paulo Campos.

Diretor da Clínica Facilita, sediada no coração financeiro de Salvador, a maior capital do Nordeste, nos passou uma visão bem completa do universo de Clínicas Populares.

Nesse rápido bate-papo, ele mostra como vislumbrou a oportunidade de mercado e como o uso de recursos tecnológicos tem sido essencial na difícil tarefa de manter o complexo negócio inteiratamente sob controle.

Ele não abre mão dessa estratégia para se manter competitivo no mercado, uma vez que a boa oportunidade atrai diversos competidores, tornando imprescindível a necessidade de estar sempre à frente.

Entrevista

Dentre tantas opções de negócio a se montar na área da saúde, por que uma clínica popular?

Na verdade, acho o termo “Clínica de Varejo” mais adequado, pois mostra que é uma clínica mais acessível às pessoas, independente de elas terem plano de saúde ou não. Este é, inclusive, o modelo mais visto nos Estados Unidos, por exemplo.

A ideia de montar a Clínica Facilita foi, justamente, pensando em tornar o acesso a saúde mais fácil, num cenário em que muitos estão perdendo seus planos de saúde ou são mal atendidos pela rede pública.

Desde o início do projeto, o nosso foco principal era de criar uma clínica que fosse mais fácil de as pessoas chegarem, mais fácil de marcar uma consulta e se consultarem. Tivemos a preocupação de ter um local com estacionamento, de ter ponto de ônibus perto, dentre outros detalhes.

Facilidade, ambiente confortável e qualidade de atendimento são valores que pretendemos replicar em todas as unidades futuras da Clínica Facilita.

Quais as principais dificuldades encontradas para montar uma equipe multidisciplinar?

Realmente, não é uma coisa simples montar uma equipe multidisciplinar, com diversos profissionais, de diferentes áreas da saúde. É papel do gestor da clínica captar estes profissionais no mercado e, para isso, ter um bom Diretor Técnico e uma estrutura adequada que passe segurança aos profissionais é fundamental.

Visto isso, o próximo passo é divulgar a clínica, mostrar que chegou no mercado local, o que acaba atraindo profissionais. Isso permite que se vá montando a equipe aos poucos, pois, às vezes você tem a procura pela especialidade, mas não tem o profissional; outras vezes, se tem o profissional de uma especialidade que não tem demanda.

Então, para encaixar esse processo, é preciso muita estratégia e muita visão do mercado local. Acredito que seja uma das maiores dificuldades para quem está montando uma clínica nova: encaixar a demanda de pacientes com a oferta de médicos.

Vimos a formação de grandes grupos neste segmento, como Dr. Consulta, e a pulverização local, ainda que regional, desse Modelo. Quais os principais desafios para uma eventual consolidação diante, por exemplo, da forte concorrência no segmento?

Em todo mercado tem concorrência. Se você tiver medo de concorrência, não abre negócio em nenhum lugar do mundo, em nenhum país, nem no Brasil, nem em Salvador, enfim…

Temos que estar prontos para abrir o nosso negócio e trabalhar prezando pela qualidade. Deve-se pensar sempre em atender o paciente da melhor maneira possível. É importante se lembrar, também, do paciente enquanto cliente. Ele deve pagar um preço justo pelo serviço prestado, para que retorne sempre. Assim, nós podemos crescer e expandir nosso negócio, seja através de franquias, seja através de novas unidades, etc.

Essa é a nossa visão aqui na Clínica Facilita: crescer com qualidade, de forma sustentável para nos consolidarmos no mercado aos poucos.
Não temos medo de concorrência, pois isso faz parte de qualquer mercado aberto e acredito que esse formato de negócio tenda a se consolidar nesse mercado de clínicas. Pretendemos e esperamos,ser um dos players desse novo mercado.

Então, vocês estão abertos a franquear?

Sim, temos interesse em franquear. Estamos nos estruturando para que isso já possa ocorrer a partir do segundo semestre de 2017. Já há empresários interessados em conversar a respeito. Porém, só teremos mais detalhes do processo a partir do próximo semestre, quando já estivermos mais estruturados, uma vez que um negócio de clínicas é muito complexo e os procedimentos tem que estar muito amarrados.

Qual a importância do Marketing na estrutura de custos para iniciar e manter rodando um negócio desse tipo?

Um bom planejamento de Marketing é fundamental para o início de qualquer negócio, independente do segmento. Na área de Saúde não é diferente. Por muitos anos, talvez a questão do Marketing na área de Saúde tenha sido um pouco negligenciada por conta dos planos de saúde, que eram a grande fonte de clientes para uma clínica recém criada. Hoje em dia, já não é mais assim. Por isso, é imprescindível ter um bom plano de Marketing, criar uma boa marca ou ter uma boa marca por trás, como por exemplo, a da Clínica Facilita.

Essa marca que nós temos demandou um custo alto e muito trabalho para ser denvolvida. As pessoas não tem noção do quanto é trabalhoso criar uma marca consistente, colocá-la no mercado e fazer com que as pessoas conheçam e tenham contato com ela. Então, o Plano de Marketing é fundamental, desde a contratação de uma agência de publicidade para a criação da marca, a escolha das mídias que você vai utilizar para divulgar, o investimento que você vai fazer em cada mídia, porque o retorno de cada mídia é diferente…

No início você não tem escala, então usar mídias mais pulverizadas como rádio ou TV acaba não trazendo o volume necessário versus o que se investiu. É preciso ser uma coisa muito bem pensada, e que às vezes o empreendedor na área de saúde, principalmente quando não tem experiência no segmento de varejo, acaba tendo dificuldade ou investindo muito e não tendo retorno, ou mesmo investindo aquém do necessário para fazer com que o negócio tenha o movimento necessário para girar sozinho.

O que foi determinante na escolha do software para o grupo?

Nós pesquisamos muito e vimos os diversos Softwares do mercado. Avaliamos diversos fornecedores na Bahia e em São Paulo, e optamos pelo Saúde Vianet porque, na minha visão, ele é o Software que melhor atende ao nosso estilo de marcação, tem o aspecto visual mais confortável, mais facilidade na importação de dados, facilidade de manuseio por parte da equipe e, sem dúvida, o maior potencial de desenvolvimento tecnológico.

Existiam softwares mais antigos no mercado e mais caros. Mas optamos por aquele que entendemos como parceiro, capaz de crescer junto conosco, agregando cada vez mais novas opções e funcionalidades no software de acordo com a nossa necessidade – e é o que vem acontecendo nesses 6 meses de operação, o software vem evoluindo juntamente com a clínica.

Como você cuida da comunicação com os seus pacientes?

Nós temos uma agência de publicidade que cuida da nossa comunicação e cria nossas peças – tanto as que rodam em nossas TV´s internas, quanto as que vão para o mercado. Obviamente, tudo ocorre com meu acompanhamento, que sou o gestor e, por isso, é meu papel pensar na estratégia, junto com a agência, para podermos comunicar ao mercado.

Também utilizamos o telemarketing, utilizando a base de pacientes que fomos criando ao longo da evolução do negócio, SMS e emails, que são ferramentas que já estão disponíveis no Saúde Vianet.

Uma clínica popular tem um fluxo de pacientes muito alto. Como a sua recepção consegue organizar o alto fluxo de agendamentos e ainda dar conta do atendimento aos pacientes?

Esse é um ponto, de novo, importantíssimo não só para clínicas, mas para qualquer negócio: sem controle não há gestão, e se você não faz a gestão do seu negócio, naturalmente, você não vai ter sucesso. Uma coisa deriva da outra.

Você precisa controlar custos, as receitas, a curva de quais médicos estão produzindo mais, quais especialidades são mais procuradas, quais são as maiores despesas da sua clínica, de onde vem o seu cliente, qual o perfil do seu cliente, etc.

Isto é, um somatório de informações que, se não forem tratadas pelo gestor, as chances de se obter sucesso em qualquer negócio – não só em clínicas – é muito pequena.

E o mundo está cada vez mais complexo, você precisa ter indicadores sempre à sua mão, de forma fácil, de visão simples, para você poder monitorar o seu negócio, orientar a sua equipe e conquistar cada vez mais clientes.

Como você faz para organizar as informações dos pacientes? E os documentos produzidos nas consultas?

Minha organização é pautada numa geração mínima de papel.Os laudos e as receitas são levados pelo paciente. Já as solicitações de exames, nós as guardamos por alguns meses, muito mais para efeito de arquivo e controle dos pacientes, o que gera muito pouco documento físico.
No entanto, guardamos uma versão impressa de alguns poucos relatórios do negócio, como por exemplo, de faturamento e despesas. Conduzimos dessa forma porque não faz sentido acumular papel, em pleno século XXI, a menos que seja realmente necessário.

Para dar conta de tudo, é necessário muita organização. Como otimizar a gestão de tantas informações, mantendo uma equipe o mais enxuta possível sem perder a qualidade e a confiabilidade das informações?

Isso varia muito com a experiência do gestor. Você tem que manter a sua equipe organizada, manter seus controles em dia, ter os procedimentos operacionais corretos, afinal, estamos falando de clínica, de saúde das pessoas.

Para a equipe de recepção conseguir dar conta da quantidade de movimento da clínica, atendimento telefônico, conferência de agendamento online, recepção na porta, suporte aos médicos que podem precisar de alguma coisa, etc., é, realmente, muita coisa ao mesmo tempo. Para mim, o mais importante é padronização do atendimento e, treinamento da equipe.

Se você não tiver um treinamento padrão para a sua equipe, se você não orientar como o atendimento deve ser feito as coisas se embolam, a equipe não prioriza o que deve ser feito e acaba que o paciente sente isso durante a confusão que vira a recepção com tanta coisa acontecendo ao mesmo tempo.

Então, o Software vem muito para ajudar: uma vez que ele é fácil de ler e fácil de mexer, acaba economizando tempo da equipe para que ela possa se dedicar melhor ao atendimento ao público.

Se você perde muito tempo com o software, acaba não tendo tempo para se dedicar ao que é mais precioso para o seu negócio: o seu cliente.


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