Ter uma estratégia bem definida para gerenciar a agenda de pacientes resulta em um consultório médico mais produtivo e com maior retorno de satisfação pelo bom atendimento.

Mas, como gerenciar a agenda de pacientes e tornar a organização mais fácil, trazendo melhorias para o desempenho de sua clínica?

Caso você ainda não saiba por onde começar, confira essas seis dicas infalíveis para gerenciar a agenda de pacientes!

Como gerenciar a agenda de pacientes de forma organizada?

Para que a sua clínica se torne uma referência em atendimento aos pacientes, é preciso colocar algumas ações em prática. Veja as principais:

#1 Estime um tempo aproximado de atendimento

Sabemos bem que cada consulta é diferente e definir um tempo exato para cada uma é inviável. No entanto, é possível estipular a duração aproximada de cada atendimento.

Por exemplo, se cada consulta leva cerca de 30 minutos, você pode definir um intervalo de 15 minutos entre elas. Dessa forma, você terá um tempo extra caso haja algum imprevisto ou um atendimento leve mais tempo que o estipulado, sem prejudicar o horário do próximo paciente.

#2 Confirme consultas com antecedência

Pacientes faltantes podem prejudicar o andamento das consultas. Por isso, procure sempre confirmá-las com um ou dois dias de antecedência, por meio de lembretes via WhatsApp ou por ligação telefônica.

Esta ação ajuda a diminuir as faltas por esquecimento e a organizar outros pacientes que podem vir a ser atendidos para preencher a lacuna dos ausentes.

#3 Unifique compromissos

Um grande erro que pode ocorrer em clínicas médicas é cada profissional cuidar da sua própria agenda, sem ter noção do andamento dos compromissos de seus colegas.

Com o passar do tempo, essa atitude pode fazer com que haja uma perda de controle, sobrecarga de profissionais e subutilização de outros, gerando a perda de controle e dificuldades em gerenciar a agenda de pacientes.

Para evitar esta situação, é preciso que todas as agendas sejam unificadas, possibilitando um melhor controle e distribuição das consultas.

Se sua clínica tem diversas agendas, a sua equipe de recepção pode gerenciar melhor os compromissos com sistemas que permitam uma visão simultânea das diversas agendas.

#4 Utilize um software de gestão de clínicas e consultórios

Deixe de lado os apontamentos, as agendas e as fichas em papel. Na era digital, esse tipo de controle está cada vez mais obsoleto e, futuramente, isso não deverá mais fazer parte de empresas de saúde.

Como a tecnologia está modificando todos os processos, apostar nela é fundamental para tornar o dia a dia de sua clínica mais eficaz.

Existem ferramentas de gestão e agendamento de consultas digitais que são bastante práticas. Com elas, é possível marcar e desmarcar consultas, fazer anotações, enviar notificações, personalizar datas de acordo com a disponibilidade do médico, entre outras funções. Tudo é feito de forma rápida e integrada entre profissionais de toda a clínica.

Esses softwares possuem um custo relativamente acessível. Há versões online — que não exigem a instalação de nenhum programa — e versões mobile — que geram mais autonomia para a marcação de consultas de onde o paciente estiver.

#5 Promova treinamentos com os funcionários

Não importa qual o método que você escolheu para gerenciar a sua agenda. Seja com aplicativos, agendas digitais ou softwares de gestão, sua equipe vai precisar estar sempre bem instruída sobre como utilizar essas ferramentas. Assim, será possível lidar com imprevistos eficientemente e gerenciar o seu tempo da melhor forma possível.

#6 Invista em uma agência de marketing médico

Ter uma agência de marketing médico cuidando da sua imagem perante o seu público é mais assertivo do que fazer isso sozinho ou com a colaboração de quem detém pouco conhecimento sobre o assunto. Além de elevar o seu marketing a um nível profissional, permite que você e sua equipe se dediquem aos seus pacientes.

Só tenha cuidado ao realizar a contratação da sua agência para que isso não se torne um problema, ao invés de uma solução. Tenha certeza de que ela conhece o que é preciso para fazer um marketing ético e eficaz, e que atenda aos seus critérios.

Agora, mãos à obra!

Como você viu, é preciso facilitar os processos de sua clínica e do atendimento aos pacientes. Graças à tecnologia, gerenciar a agenda de pacientes já não é mais um problema hoje e investir em soluções modernas representa um ganho para seu consultório.

Sobre o autor

Bruna Rezende, é economista, especializada em Administração pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), e mestranda em Administração em Gestão na Saúde pela Universidade do Estado de Santa Catarina (UDESC). Empresária com mais de 10 anos de experiência em marketing, fundadora e CEO da E-saúde, agência de marketing especializada na área da saúde, que possui vasta experiência com o segmento.